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Kontaktlos in die Zukunft: Universitätsspital Basel optimiert Beschaffungsprozess
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Jennifer Jansch, Key Account Managerin
Kontaktlose Bestellungen sind im Beschaffungsprozess das erklärte Ziel von vielen Krankenhäusern – leichter gesagt als getan? Nicht unbedingt. Das Universitätsspital Basel hat gemeinsam mit GHX eine Lösung entwickelt, die manuelle Prozesse bei Bestellungen minimiert. Die Einkäufer im USB haben so mehr Zeit für ihre strategischen und operativen Aufgaben gewonnen. Und das Spital in der Schweiz freut sich über die Einsparung von Prozesskosten.
Kostendruck zwingt Schweizer Spitäler zur digitalen Transformation
Ich habe in meiner Zeit als Key Account Managerin schon viele Gespräche mit Einkaufsleitern in Schweizer Krankenhäusern geführt. Dabei geht es mir gar nicht darum, unsere Lösungen zu verkaufen, ich möchte zunächst die Probleme auf Seiten der Spitäler verstehen. Wo drückt der Schuh? Welche Herausforderungen will die Geschäftsleitung angehen? Natürlich ist jeder Austausch anders, letztendlich nehme ich aber immer einen Wunsch mit, den die Verantwortlichen von Aarau bis Zürich äußern: Sie wollen weg von manuellen Prozessen in ihren Häusern und stattdessen die Digitalisierung vorantreiben.
Der Wunsch ist verständlich, schließlich leiden auch die Spitäler in der Schweiz unter enormen Kostendruck. Digitale Lösungen sind ideal, um Prozesse zu verschlanken und Geschäftsmodelle zu skalieren. Der einfachste Hebel dafür liegt in der Beschaffung. Anstatt auf manuelle und daher fehleranfällige Prozesse zu setzen, sollten Gesundheitsorganisationen kontaktlose Bestellungen einführen. Der Grund ist simpel, wie schon unser Managing Director Dr. Christoph Luz zuletzt in einem Beitrag gezeigt hat: Kontaktlose Bestellungen sind effizienter und ermöglichen Krankenhäusern, Prozesskosten einzusparen.
Universitätsspital Basel treibt kontaktlose Bestellungen mit GHX voran
Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen, zögern noch viele Spitäler in der Schweiz, die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses anzugehen. Dabei zeigt ein Beispiel des Universitätsspitals Basel (USB), wie einfach und vor allem schnell sich das Beschaffungsmanagement optimieren lässt. Das USB, das in der Schweiz als Vorreiter für digitale Prozesse gilt, setzte auch in der Beschaffung schon auf eine Online-Lösung, musste wegen technischer Probleme seines Dienstleisters aber teils wieder auf manuelle Bestellungen umsteigen. Zudem warteten die Verantwortlichen jahrelang vergeblich auf Innovationen, die nötig gewesen wären, um auf die Entwicklungen am Markt reagieren zu können und die Anforderungen des Universitätsspitals zu erfüllen.
Daraufhin wendeten sich die Verantwortlichen an GHX, um eine Lösung für die Abwicklung der Beschaffung zu entwickeln, die gleich mehrere Anforderungen erfüllen sollte. Neben einer stabilen und nahtlosen Verbindung zum bestehenden ERP-System gehörte dazu auch die Integration von Rückdokumenten, um den Beschaffungsprozess transparenter und effizienter zu gestalten. Eine weitere Herausforderung war die Anbindung von Lieferanten, die noch keinen elektronischen Datenaustausch unterstützen.
Bei der gemeinsamen Ausarbeitung des Projektplans wurde schnell klar, dass im Rahmen des Piloten zwei große Themenbereiche angegangen werden müssen: Einerseits die Konfiguration der Systeme, andererseits der Abgleich und die Anreicherung der Stammdaten. In Workshops wurden die Kriterien festgelegt, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen bei den insgesamt 1.600 Lieferanten ankommen, und die Rückdokumente automatisch in das ERP-System des USB übermittelt werden, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss, sondern alle Transaktionen wirklich kontaktlos abgewickelt werden.
Einführung von GS1-Standards bei Konsignations-Bestellungen
Neben den Wunsch, den Automatisierungsgrad voranzutreiben, ging es aber auch um eine verbesserte Datenqualität. Konkretes Beispiel: Konsignations-Bestellungen nach GS1-Standards. Weil auch in der Schweiz bei der Bestellung von medizinischen Produkten die GS1-Standards gelten, sollten bei Konsignations-Bestellungen zusätzlich GTINs (Global Trade Item Numbers), GLNs (Global Location Numbers) und andere Standards automatisiert über die GHX Schnittstelle übermittelt und ins ERP-System übertragen werden.
Darüber hinaus kam GHX dem Wunsch nach mehr Transparenz im Bestellprozess nach. Durch die automatische Bereitstellung von Rückdokumenten wie der Auftragsbestätigung und dem elektronischen Lieferschein sehen die Einkäufer nun dieselben Transaktionsdaten wie die Lieferanten. Damit lässt sich der gesamte Bestellvorgang digital verfolgen. Manuelle Nachfragen, ob die Bestellung angekommen ist, gehören im USB der Vergangenheit an.
Und dann wäre da noch die Verarbeitung von Bestellungen bei Lieferanten, die keinen elektronischen Datenaustausch unterstützen und stattdessen eine PDF-Bestellung per E-Mail erhalten wollen. Während die Datenpflege von E-Mail-Adresse vorher beim Dienstleister lag, kann das USB die Informationen nun selbst im ERP-System ändern. Über die GHX Exchange Services werden alle Kontakt- und Transaktionsdaten direkt aus der Materialwirtschaft des Universitätsspitals gezogen. Danach erstellt GHX auf Basis eines Templates, das gemäß der Vorgaben vom USB entwickelt wurde, eine PDF-Bestellung, die per E-Mail an den Lieferanten geht.
Von der Konfiguration bis zur ersten Bestellung mit Rückdokumenten in nur drei Monaten
Was aufwendig klingt, haben die Projektteams von GHX und dem USB in kurzer Zeit realisiert. Zwischen der Konfiguration der Systeme bis zur Abwicklung der ersten Bestellung und Empfang von Rückdokumenten über die GHX Exchange Services lagen nur drei Monate. Kein Wunder, dass die Verantwortlichen in Basel hochzufrieden und gerne bereit waren, ihre Erfahrungen in einer gemeinsamen Case Study zu teilen.
Der Tenor: Die Anbindung an die GHX Exchange Services, die dem USB zahlreiche Vorteile bringt und längst eine Erfolgsgeschichte geworden ist, ermöglicht Krankenhäusern eine schnellere und effizientere Verwaltung ihrer Transaktionen – vom Bestellauftrag über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung. Das freut nicht nur die operativen und strategischen Einkäufer, die sich ihren Kernaufgaben widmen können, sondern auch die Finanzabteilungen der Gesundheitsorganisationen, die immense Prozesskosten einsparen.