Nahtlos, compliant – und ohne Materialwirtschaftssystem: Roland-Klinik Bremen vollzieht die digitale Transformation

• Alexander Kuhn, Senior Sales Solutions Specialist

Materialwirtschaftssysteme sollten im Krankenhaus eigentlich die Grundlage für die Optimierung des Warenflusses bilden, in der Praxis sind sie aber oft eine Schwachstelle. Dass sich nahtlose Prozesse im Beschaffungs- und Bestandsmanagement auch ohne Materialwirtschaftssystem erreichen lassen, zeigt die Roland-Klinik Bremen. Das Krankenhaus hat einen innovativen Weg über cloudbasierte Lösungen eingeschlagen, der eindrucksvoll zeigt, dass homogene IT-Ökosysteme aus der Cloud ein Modell für die Zukunft sind.

 

 

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Das Materialwirtschaftssystem als Bremsklotz der digitalen Transformation

Ich werde von Einkäufern und IT-Verantwortlichen im Krankenhaus oft gefragt, warum die digitale Transformation im Gesundheitswesen so kompliziert ist. Natürlich ist die Antwort nicht trivial, aber meiner Meinung nach gibt es in den meisten Fällen einen zentralen Bremsklotz: das Materialwirtschaftssystem. Obwohl es eigentlich die Grundlage für eine Planung, Steuerung und Optimierung des gesamten Warenflusses bilden sollte, ist das Materialwirtschaftssystem in der gelebten Praxis oftmals der Grund, warum die digitale Transformation in vielen Kliniken scheitert.

Die Wurzel allen Übels liegt in den unzähligen fehlerhaften Stammdaten, die in den Materialwirtschaftssystemen schlummern. Wenn Einkäufer auf Basis falscher Produkt- oder Preisinformationen ordern, ist es nur logisch, dass Rückfragen zu Bestellungen und Rechnungen auftreten, sodass selbst digitalisierte Abläufe manuelle Eingriffe erfordern. Egal ob im Bereich der Beschaffung, der Lagerhaltung oder der Bestandskontrolle – eine Automation der wichtigsten Prozesse einer Wirtschaftsabteilung ist so nicht nur überaus schwierig, sondern schlichtweg unmöglich.

 

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Proprietäre Materialwirtschaftssysteme sind teuer – und unflexibel

Erschwerend kommt hinzu, dass die Nutzung proprietärer Materialwirtschaftssysteme mit Nachteilen verbunden ist. Einerseits verursachen sie teils hohe Kosten für Lizenzen, Wartungen und Updates; andererseits nehmen sie Krankenhäusern bei der Entwicklung einer modernen IT-Infrastruktur die Flexibilität. Eine Integration von externen Lösungen, die Schnittstellen erfordern, ist oftmals nicht möglich, sodass der Versuch, interoperable Prozesse einzuführen, zum Scheitern verurteilt ist.

 

Die Nachteile proprietärer Materialwirtschaftssysteme

Vendor Lock-In: Eine fehlende Flexibilität bei Systemwechseln oder der Integration von Drittanbieter-Tools, die Schnittstellen (APIs) erfordern, verhindert die Etablierung interoperabler Prozesse. Kosten: Proprietäre Systeme verursachen hohe Kosten für Lizenzen, Wartungen, Updates und kundenspezifische Anforderungen. Compliance: Die Einhaltung von DSGVO-Standards und anderer Sicherheitsvorgaben kann nicht unabhängig verifiziert werden, sodass die Data Governance nicht beim Kunden, sondern beim Anbieter liegt.

 

Und dann wäre da noch das Thema Compliance, das mit Blick auf die strengen Regularien im Gesundheitswesen sowie die Anforderungen an die Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) immer wichtiger wird. Das Problem: Wenn Krankenhäuser auf proprietäre Systeme setzen, liegt die Data Governance nicht bei ihnen, sondern bei ihren Service Providern, sodass die Einhaltung datenschutzrechtlicher Standards und anderer Sicherheitsvorgaben nicht verifiziert werden kann.

 

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Roland-Klinik Bremen geht den Weg ohne Materialwirtschaftssystem

Mit Blick auf die Herausforderungen und die Risiken proprietärer Materialwirtschaftssysteme geht der Trend auch im Gesundheitswesen mittlerweile zu cloudbasierten Lösungen, die flexibler, skalierbarer und sicherer sind. Und das Beste: Sie versetzen Krankenhäuser in die Lage, nahtlose Prozesse zu etablieren. Beim Zusammenspiel der richtigen Lösungen werden heterogene Insellösungen durch ein homogenes, interoperables Ökosystem abgelöst, das nicht nur die lästige Stammdaten-Synchronisation überflüssig macht, sondern auch die betriebliche Effizienz verbessert.

Bestes Beispiel ist die Roland-Klinik Bremen, die in den letzten Monaten eine Transformation ihrer Prozesse für das Beschaffungs- und Bestandsmanagement vollzogen hat – und dabei ganz ohne Materialwirtschaftssystem auskommt. Die Organisation greift stattdessen auf einen zentralen Datenpool zu, in dem die von den wichtigsten Lieferanten bereitgestellten Produktkataloge abgebildet sind. Weil die Verwaltung der Produktinformationen bei den Lieferanten liegt, entfällt in diesem Fall die Stammdatenpflege, die üblicherweise erhebliche Ressourcen bindet.

 

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Digitale Verzahnung von Beschaffungs- und Lagermanagement

Das gleiche gilt für die Aktualisierung von Preisinformationen, die in Bremen mittlerweile im Hintergrund geschieht. Eine Schnittstelle zwischen dem Datenpool und einer Lösung der Einkaufsgemeinschaft, an die die Roland-Klinik angebunden ist, stellt sicher, dass die individuell verhandelten Preise den Weg in das homogene Ökosystem der Organisation finden.

Dabei werden die Daten nahtlos an die Procurement-Lösung übergeben, über die nicht nur Bestellungen, sondern auch interne Anforderungen ausgelöst werden können. Diese digitale Verzahnung von Beschaffungs- und Lagermanagement ermöglicht eine automatisierte und damit hochgradig effiziente Steuerung des Materialflusses, der fortwährend optimiert wird. Da die Lösung für das Lagermanagement auf Basis historischer Daten Empfehlungen für das Bestellvolumen abgibt, kommt die Roland-Klinik ihrem Ziel näher, nicht im Übermaß, sondern wirklich bedarfsgerecht zu bestellen.

 

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Mehr Automatisierung, mehr Kontrolle, mehr Transparenz

Das Team um Olaf Schmidt, Leiter der Wirtschaftsabteilung, freut sich so gleich über mehrere Vorteile: Einerseits lassen sich standardisierte Prozesse für Bestandsaufstockung, Inventur und Wareneingang einführen; andererseits sind die Fachabteilungen durch die Nutzung der erzeugten Daten in der Lage, Lagerkapazitäten zu optimieren, Abfälle zu reduzieren und Lieferanten zu identifizieren, die die richtigen Artikel zur richtigen Zeit an den richtigen Ort liefern.

Dabei hilft auch eine Transaktions-Plattform, über die die aufgegebenen Bestellungen übermittelt werden. Dank einer Lösung für das Auftragsmanagement, die sich durch eine intuitive User Experience mit intelligenten Dashboards auszeichnet, können nicht nur alle Bestellungen schnell und einfach verwaltet, sondern bei der Bereitstellung von Auftragsbestätigungen und Lieferavis auch die entsprechenden Informationen abgerufen und verarbeitet werden.

 

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Apps und Dashboards statt Papier und Excel-Tabellen

Neben der Wirtschaftsabteilung profitiert allerdings auch die Finanzbuchhaltung vom neuen IT-Ökosystem. Weil eine externe Plattform für die Rechnungsprüfung neben einer Bestellkopie auch Informationen zum Wareneingang erhält, können die durch den Lieferanten bereitgestellten Rechnungen geprüft werden, bevor sie – natürlich nur im Falle eines erfolgreichen Checks – ohne menschliches Zutun den Weg in den Finance-Workflow finden.

 

"Wir sind froh und stolz, die digitalen Transformation voranzutreiben und diesen innovativen Weg hin zu einem nahtlosen E-Procurement-System gegangen zu sein. Mein Dank gilt nicht nur unserer Geschäftsführung, die uns als Wirtschaftsabteilung dabei unterstützt hat, dieses Modell als Pionier ins Leben zu rufen, sondern auch dem Team der Wirtschaftsabteilung, dass die Umsetzung trotz des anfänglichen Mehraufwands souverän gemeistert hat. Dabei war es von zentraler Bedeutung, mit GHX einen Partner an der Seite zu haben, der mit seiner Expertise und Unterstützung dazu beigetragen hat, dass die Implementierungsphase schnell und geräuschlos über die Bühne gegangen ist."  Olaf Schmidt, Leiter Wirtschaftsabteilung, Roland-Klinik gGmbH

 

Die manuellen Routinen, die in Bremen lange an der Tagesordnung waren, sind mittlerweile auf ein Mindestmaß reduziert worden. Papier, Stift und Excel-Tabellen haben größtenteils ausgedient; stattdessen analysieren die Fachabteilungen nun Dashboards oder setzen auf mobile Apps, um ihre täglichen Arbeiten zu erledigen – eine Entwicklung, die sich übrigens auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken kann.

 

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Homogene IT-Ökosysteme aus der Cloud – ein Modell für die Zukunft

Der nahtlose End-to-End-Prozess in der Roland-Klinik Bremen zeigt nicht nur, dass sich Krankenhäuser von proprietären Materialwirtschaftssystemen lösen können, um Kosten zu sparen und die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Er verdeutlicht auch, welche Vorteile mit einem cloudbasierten IT-Ökosystem einhergehen. Einem System, das manuelle Aufgaben reduziert, Transparenz schafft, Kosten einspart und so langfristig auch einen positiven Einfluss auf die Patientenversorgung hat.

 

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