Verbindlichkeit statt Hoffnung: Ein Plädoyer für strukturierte Rückdokumente im Gesundheitswesen
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Jennifer Jansch, Strategic Account Executive
Montag, 1. Juni 2026
Jennifer Jansch, Strategic Account Executive
Im Zuge der jüngsten globalen Krisen ist es für Krankenhäuser wichtiger denn je, resiliente Lieferketten aufzubauen. Das gelingt nur durch die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die unmittelbar nach der Bestellung eine Rückmeldung geben, ob die georderte Ware zu der bestellten Menge verfügbar ist. Schlüssel zum Erfolg sind elektronische Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen, die nicht nur die Transparenz, sondern auch den digitalen Reifegrad erhöhen – und zwar für beide Seiten der Lieferkette.
Piraterie vor der Küste Somalias, Blockade der Straße von Hormus, Flugverbotszonen um den Iran und die Ukraine – die aktuellen globalen Krisenherde bringen die globalen Lieferketten nicht mehr nur ins Wanken, sondern in manchen Fällen sogar zum Erliegen. Liefersicherheit? Für viele nur noch ein Fremdwort.
Durch die gleichzeitige Rohstoffknappheit sowie protektionistische Exportstopps mancher Länder ist es für nahezu allen Branchen wichtiger denn je, Informationen über die Verfügbarkeit und erwartete Ankunftszeit ihrer bestellten Ware zu erhalten. Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen sind nicht mehr nur eine lästige administrative Pflichtaufgabe, sondern vor allem im Gesundheitswesen ein unabdingbares Werkzeug, um die Patientensicherheit auch in unsicheren Zeiten aufrechtzuerhalten.
Die Lieferengpässe von medizinischen Produkten, die mittlerweile leider zum Alltag gehören, haben die Anforderungen von Gesundheitsdienstleistern in den vergangenen Jahren massiv verschoben. Während lange Zeit der Preis das ausschlaggebende Kriterium für die Wahl eines Produktes war und Just-in-time-Lieferungen als adäquates Mittel galten, um die Lagerkosten im Krankenhaus gering zu halten, gibt nun ein neues – und weitaus wichtigeres – Merkmal für die Bewertung von Lieferanten: Transparenz.
| Beispiele für Lieferengpässe in der medizinischen Versorgungskette |
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Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen wollen wissen, ob die georderte Ware zu der bestellten Menge verfügbar ist, und erfahren, wann die Produkte ihre Standorte erreichen. In dem volatilen Umfeld, das durch globale Krisen entstanden ist, sind die Informationen über Verfügbarkeit und Lieferzeit also mitunter wichtiger als der Preis. Denn was nutzt ein günstiges Produkt, wenn es nicht verfügbar ist oder so spät ankommt, dass geplante Operationen verschoben werden müssen?
Um den Risiken der brüchigen Lieferketten zu begegnen, hilft kein blindes Vertrauen mehr in die Beziehung zu Herstellern und Lieferanten. Es braucht maximale Transparenz – Transparenz, die sich über traditionelle Kommunikationswege (E-Mail oder Fax) schon lange nicht mehr abbilden lässt.
Der Wunsch nach einer verlässlichen Echtzeit-Kommunikation kann nur erreicht werden, wenn die Akteure innerhalb der medizinischen Versorgungskette auf den elektronischen Datenaustausch (EDI) setzen. Dabei müssen Lieferanten nicht nur in der Lage sein, die Bestellungen ihrer Kunden elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten, sondern auch, die dringend benötigten Rückdokumente wie Auftragsbestätigungen (Purchase Order Acknowledgement, POA) und Lieferankündigungen (Advanced Shipping Notice, ASN) auf den Weg zu geben – digital und in einem strukturierten Format, das Krankenhäuser ohne manuelles Eingreifen verarbeiten können.
Genau wie im privaten Alltag, in dem wir es von den Online-Riesen wie Amazon gewohnt sind, dass wir über eine Auftragsbestätigung die Information erhalten, ob die Bestellung eingegangen ist, sollte es auch in der medizinischen Versorgungskette laufen. Einkäufer im Krankenhaus müssen zwingend wissen, ob ein Lieferant die georderte Menge zum gewünschten Datum liefern kann. Der Grund liegt auf der Hand: Sollte eine Mengenkürzung oder Lieferverzug zurückgespielt werden, kann die Klinik entsprechend reagieren und in diesem Fall Kontingente bei alternativen Lieferanten beziehen.
Die Bereitstellung einer elektronischen Auftragsbestätigung, die die entsprechenden Informationen übermittelt, schafft also Vertrauen und fungiert damit als Frühwarnsystem für Lieferengpässe. Aus der Hoffnung, dass die medizinischen Produkte vor einem geplanten medizinischen Eingriff noch rechtzeitig eintreffen, wird Gewissheit und damit Verbindlichkeit in der Beziehung zwischen dem Lieferanten und dem Krankenhaus.
Während die Auftragsbestätigung die Verfügbarkeit klärt, steuert die Lieferankündigung die physische Ankunft der Ware. Sie wird versendet, wenn die Palette das Lager des Herstellers oder des Lieferanten verlassen hat und kündigt an, was geliefert wird – inklusive der Parameter, die im klinischen Alltag gebraucht werden. Bestes Beispiel sind Chargen- oder Seriennummern, die beim Rückruf eines medizinischen Produktes nützlich sind, um herauszufinden, ob die betroffene Charge noch auf dem Weg ist, im Lager liegt oder bereits im OP bereitgestellt wurde.
Lieferankündigungen sind besonders hilfreich für die Logistiker im Wareneingang, die schon vorab wissen, welche Artikel in welchem Karton verpackt sind. Sofern Lieferanten die Tracking-Information des Transportunternehmens übergeben, können die berechtigten Fachabteilungen sogar in Echtzeit verfolgen, wo sich die Ware gerade befindet. Und wenn zu guter Letzt auch noch GS1-Standards bei der Lieferung berücksichtig werden, reicht schon ein einziger Scan des Barcodes, um den gesamten Wareneingang systemisch zu verbuchen – digitale Transformation as its best.
Durch die Bereitstellung von elektronischen Rückdokumenten erhöhen Krankenhäuser also nicht nur ihren digitalen Reifegrad, sondern steigern auch ihre betriebliche Effizienz. Die Prozessautomatisierung, die mit dem Empfang und der Verarbeitung von digitalen Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen verbunden ist, schärft die Prozesse und führt zu signifikanten Zeit- und Kostenersparnissen.
Weitaus wichtiger ist allerdings die verbesserte Resilienz, die mit der Bereitstellung von Rückdokumenten einhergeht. Die Integration von Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen im EDI-Prozess ist kein reines IT-Projekt, sondern gelebter Patientenschutz. Sie verwandelt den medizinischen Einkauf von einer reaktiven Fachabteilung in ein proaktives Kontrollzentrum, das Engpässe erkennt, bevor sie das Krankenbett erreichen.
Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf, um zu erfahren, wie GHX Ihnen helfen kann, Rückdokumente zu verschicken bzw. zu erhalten.
Jennifer Jansch, Strategic Account Executive bei GHX Europe, ist eine ausgewiesene Expertin für die strategische Optimierung von Supply-Chain-Prozessen im Gesundheitswesen. Mit ihrem umfassenden Fachwissen, das sie aus ihrer mehr als 15-jährigen Vergangenheit im EDI-Bereich und der Beratung von Akteuren im Gesundheitsökosystem zieht, unterstützt Jennifer Jansch sowohl Krankenhäuser als auch Lieferanten und Hersteller im Gesundheitswesen dabei, ihre betriebliche Effizienz zu erhöhen und die Patientenversorgung zu verbessern.