Rückdokumente im Gesundheitswesen: Warum Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung immer mehr in den digitalen Fokus rücken

• Jennifer Jansch, Key Account Managerin

Erhöhte Transparenz, geringere Fehlerquoten, effizientere Prozesse – wenn Krankenhäuser Rückdokumente wie Bestellbestätigung oder Lieferschein elektronisch erhalten, sichern sie sich gleich mehrere Vorteile. Kaum verwunderlich, dass immer mehr Gesundheitsorganisationen im Zuge der Transformation ihrer Beschaffungsprozesse den Status der Lieferungen digital verfolgen wollen. Das erhöht den Druck auf Lieferanten, die die Anforderungen ihrer Kunden bedienen müssen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Krankenhäuser vermissen digitale Rückdokumente

Manuelle Beschaffungsprozesse kosten Zeit und Geld

Lassen Sie uns zur Veranschaulichung vom Worst Case ausgehen und ein Beispiel skizzieren, in dem ein Krankenhaus noch auf komplett manuelle Beschaffungsprozesse setzt – ein Szenario, das viel Zeit kostet und fehleranfällig ist:

1. Bedarfsanforderung: Von den einzelnen Abteilungen eines Krankenhauses werden die Bedarfsanforderungen erstellt, meist auf einem Blatt Papier, das per Fax oder Hauspost an den Einkauf verschickt wird.
2. Bestellung: Im Einkauf laufen alle Anforderungen zusammen, sie werden manuell geprüft, geändert und zu Bestellungen zusammengeführt, die ebenfalls per Fax oder E-Mail an die einzelnen Lieferanten gehen.
3. Bestellprüfung und -versand: Die Lieferanten erhalten unstrukturierte Bestellungen, die sie erst mühsam prüfen müssen, bevor die Ware zusammengestellt und mit manuell erzeugtem Lieferschein und Rechnung versendet wird.
4. Warenannahme: Logistiker müssen Lieferscheine und Bestellungen miteinander abgleichen, Stückzahlen kontrollieren und Paketinhalte überprüfen, ggf. in Abstimmung mit dem Einkauf, der bei Rückfragen zu Bestellungen miteinbezogen wird.
5. Rechnungsprüfung: Wird die Rechnung per Fax, E-Mail oder Post verschickt, löst die Rechnungsstellung eine erneute Prüfroutine im Krankenhaus aus, bei der die Buchhaltung die Inhalte der Rechnung mit denen des Lieferscheins kontrolliert, den Wareneingang noch einmal hinterfragt und prüft, ob die Preise auf der Rechnung der Bestellung entsprechen.

Es liegt auf der Hand, dass diese Prozesse hochgradig ineffizient sind, weil unnötig viele Ressourcen eingebunden sind und das Risikopotenzial immens ist. Eine manuelle Zuordnung und Übertragung der Informationen – von der Bestellung über den Lieferschein bis zur Rechnung – öffnet die Tür für menschliche Fehler. Werden Daten falsch weitergegeben oder gehen sie verloren, muss auf beiden Seiten der Lieferkette zum Telefonhörer gegriffen werden, um Rückfragen zu klären. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen gehen so durch mehrere Hände und kosten damit zwei Dinge, die im Gesundheitswesen traditionell rar gesegnet sind: Zeit und Geld.

Ohne Rückdokumente keine Effizienz in den nachgelagerten Prozessen

Die gute Nachricht ist, dass immer mehr Krankenhäuser auf den elektronischen Datenaustausch setzen, um ihre Bestellungen digital abzuwickeln. Anstatt zu Stift und Papier oder zum Telefonhörer zu greifen, lösen sie aus ihren ERP-Systemen bzw. der Warenwirtschaft, wo die Produktdaten der Lieferanten gespeichert sind, standardisierte Nachrichten aus, die auf der Industrieseite elektronisch verarbeitet werden können. Sofern die Daten synchron sind, kann der Lieferant die Ware ohne aufwändige Prüfung der Bestellung verschicken – und zwar weitaus schneller als im oben dargestellten Worst-Case-Szenario, in dem die unstrukturierten Aufträge manuell verarbeitet werden müssen.

Der Haken an der Geschichte ist, dass es nur die Bestellungen sind, die elektronisch abgewickelt werden. Ob Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften – Rückdokumente werden im Gesundheitswesen in den meisten Fällen weiterhin in „guter“ alter Tradition verschickt. Der Aufwand für die sogenannten nachgelagerten Prozesse im Krankenhaus bleibt damit weiterhin riesig. Besonders im Wareneingang und in den Rechnungsabteilungen werden unnötige Ressourcen beansprucht, die kostenintensiv sind.

Verbesserung der betrieblichen Effizienz durch elektronische Lieferscheine

Es ist daher kaum verwunderlich, dass die Nachfrage nach Rückdokumenten steigt. Mit Blick auf den zunehmenden Kostendruck, unter dem Krankenhäuser stehen, gilt es, die Prozesse zu schärfen und so die betriebliche Effizienz zu erhöhen. Wird zum Beispiel auch der Lieferschein elektronisch verschickt, weiß das Krankenhaus schon vorab, welche Artikel aktuell lieferbar sind und wann sie ankommen. Dadurch können nicht nur die Lagerkapazitäten entsprechend geplant werden, das Krankenhaus weiß auch, ob Operationen wie geplant durchgeführt werden können.

Die Vorteile, die mit elektronischen Rückdokumenten einhergehen, hängen natürlich auch von den bereitgestellten Informationen der Lieferanten ab. Werden neben den üblichen Artikelinformationen wie der GTIIN auch Chargen und Verfallsdaten abgebildet, finden die entsprechenden Daten in Echtzeit den Weg in die Warenwirtschaft – bei einer tiefen Integration ohne menschliches Eingreifen, sondern vollautomatisiert.

Elektronische Rückdokumente erhöhen die Transparenz im Krankenhaus

Durch die Bereitstellung von elektronischen Rückdokumenten gewinnen Krankenhäuser also nicht nur mehr Transparenz über den Status ihrer Lieferungen, sie erhalten auch zusätzliche Artikelinformationen, auf deren Grundlage die Fachabteilungen effizienter arbeiten können. Vom Besteller auf der Station über den Kommissionierer im Wareneingang bis hin zum Buchhalter in der Finanzabteilung – nahezu alle in der Lieferkette einbezogenen Personen profitieren davon, wenn sie Informationen nicht mehr manuell übertragen und vergleichen müssen. Das führt zu einer geringeren Fehlerquote und damit auch zu weniger Rückfragen zu Bestellungen, die einfacher erfasst und schneller bezahlt werden können.

Dass elektronische Rückdokumente einen positiven Einfluss auf die Bilanzen haben, zeigt sich vor allem im Rechnungswesen. Werden Bestellungen und Rechnungen im Hintergrund automatisch verbucht (Stichwort Dunkelbuchungen), lässt sich der Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung signifikant senken, sodass Skontovereinbarungen eingehalten werden können. Bestes Beispiel ist das Universitätsklinikum Düsseldorf, das eingehende Rechnungen seiner Lieferanten seit 2020 in digitaler Form enthält und seitdem jährlich Kosten im sechsstelligen Bereich einspart.

Lieferanten müssen die Anforderungen ihrer Kunden bedienen

Die gestiegene Nachfrage nach elektronischen Rückdokumenten auf Seiten der Krankenhäuser hat logischerweise auch Auswirkungen auf die Industrie. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, kommen Lieferanten kaum noch daran vorbei, Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung über digitale Anbindungen bereitzustellen. Dabei wird es nicht nur darauf ankommen, die Rückdokumente mit den wichtigsten Informationen – von der Verfügbarkeit über die Lieferzeit bis hin zu zusätzlichen Attributen wie GTINs, Chargen oder Verfallsdaten – elektronisch zu übermitteln, sondern die Daten auch so zu strukturieren, dass sie ohne menschliches Zutun den Weg in die Materialwirtschaft der Krankenhäuser finden.

Das übergeordnete Ziel, eine bessere Patientenversorgung zu geringeren Kosten bereitzustellen, lässt sich nur erreichen, wenn beide Seiten der Lieferkette zusammenarbeiten, idealerweise über ein Business-Netzwerk, in dem globale Standards berücksichtigt werden. Anstatt auf heterogene Einzelanbindungen zu setzen, sollten Krankenhäuser und Lieferanten das Potenzial für Skalierungen erkennen. Der Anschluss an eine zentrale, digitale Plattform ermöglicht es beiden Seiten, alle Transaktionen (Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung) mit allen angeschlossenen Geschäftspartnern automatisiert abzuwickeln – ohne große manuelle Aufwände, dafür schnell, sicher und mit einem minimalen Risiko für Fehler.

Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf, um zu erfahren, wie GHX Ihnen helfen kann, Rückdokumente zu verschicken bzw. zu erhalten.

Jennifer Jansch

Key Account Managerin