Digitalisierung im Gesundheitswesen: Warum Krankenhäuser ihre nachgelagerten Prozesse transformieren müssen, um den Kosten zu trotzen

• Dr. Christoph Luz, Geschäftsführer

Die finanzielle Schieflage für deutsche Krankenhäuser wird immer prekärer. Anstatt darauf zu hoffen, dass die Politik der Branche und damit auch viele Kliniken wieder auf die Beine hilft, sollten Gesundheitsorganisation an der Stellschraube drehen, die in ihren Händen liegt: den nachgelagerten Prozessen. Die Digitalisierung im Gesundheitswesen wird so nicht mehr nur zum netten Nebeneffekt, sondern für Kliniken unumgänglich, um den stetig steigenden Kosten zu trotzen.

 

 

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Dramatische finanzielle Schieflage in deutschen Krankenhäusern

Es wird dieser Tage wieder viel über den Kostendruck im Gesundheitswesen gesprochen, denn so dramatisch war die Schieflage für die gesamte Branche noch nie. Nachdem die Preise für Energie, Medizinprodukte und Medikamente inflationsbedingt stark gestiegen sind, ein finanzieller Ausgleich durch die Kostenträger aber ausgeblieben ist, droht dem deutschen Gesundheitswesen das große Krankenhaus-Sterben. Laut einer Umfrage der Deutschen Krankenhausgesellschaft sind mehr als zwei Drittel der deutschen Allgemeinkrankenhäuser finanziell angeschlagen. 34% der befragten Einrichtungen bewertete ihre wirtschaftliche Situation als "schlecht" , 35% sogar als "sehr schlecht". 

Das Problem an der Geschichte: Krankenhäuser können nur bedingt selbst Einfluss auf ihre Bilanzen nehmen. Die gestiegenen Preise für Strom und Gas liegen ebenso wenig in den Händen wie die Folgen von geopolitischen Krisen und die damit einhergehende Inflation. Die letzten Jahre haben leidvoll gezeigt, welchen unmittelbaren Einfluss die Entwicklungen auf die globalen Lieferketten und damit auch auf die Kosten für die Patientenversorgung haben. Kosten, die schon lange hoch sind und gefühlt immer weiter steigen.

 

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Optimierung der nachgelagerten Prozesse als Rettungsanker für das Gesundheitswesen

Bleibt den Kliniken also nichts anderes übrig, als zuzuschauen, wie sich die Kostenspirale weiterdreht, und darauf zu hoffen, dass die Politik ein Milliardenpaket für die Rettung der Branche auf den Weg bringt? Mitnichten. Es gibt eine Stellschraube, an der Krankenhäuser aktiv drehen können, um ihre Ausgaben signifikant zu senken: die nachgelagerten Prozesse, die einen direkten Einfluss auf die Bilanzen der Gesundheitsorganisationen haben.

Während die steigenden Kosten für Primärprozesse, also die unmittelbaren Kosten für die Patientenversorgung, kaum bis gar nicht beeinflusst werden können, liegen die Kosten für die nachgelagerten Prozesse nämlich in den Händen der Krankenhäuser. Die gute Nachricht: Je nach Bereich lassen sich diese Kosten um 50% bis 70% senken und bieten damit ein erhebliches Einsparpotenzial, das Gesundheitsorganisationen nicht ungenutzt lassen sollten. Bleibt die Frage: Wie stellen sie das an?

 

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Bedarfsanforderung im Krankenhaus: Geben Sie Maverick Buying keine Chance

Schlüssel zum Erfolg sind digitale Lösungen, die manuelle Prozesse ablösen und Effizienzgewinne bringen. Nehmen wir zum Beispiel die Bedarfsanforderung: Während heute hier noch viele Stationsmitarbeiter auf papierbasierte Prozesse setzen, die zeitintensiv und fehleranfällig sind, könnten diese in Zukunft von automatisierten Abläufen profitieren, die sowohl effizienter sind als auch monetäre Vorteile bieten.

Der Bedarfsanforderung im Krankenhaus verursacht nämlich immense Kosten, die aus nachgelagerten Prozessen entstehen. Grund dafür ist der unkoordinierte Einkauf. Dass die gleichen Produkte im Haus parallel bestellt werden, ist keine Seltenheit. Und dass die Bedarfsträger dabei die ausgehandelten Preise missachten, leider die traurige Wahrheit. Im Fachjargon spricht man hier von Maverick Buying, also den außervertraglichen Einkauf, der über das Jahr hinweg ungeahnte Kosten verursacht.

Bei öffentlichen Kliniken kommt erschwerend hinzu, dass sie an rechtliche Rahmenbedingungen gebunden sind, von denen viele Mitarbeiter außerhalb des Einkaufs schlichtweg noch nie gehört haben. Ordern diese Mitarbeiter dann Produkte, die nicht mit dem strategischen Einkauf abgestimmt sind, bleibt das Krankenhaus im schlimmsten Fall auf den Kosten sitzen.

 

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Transformation der Bedarfsanforderung für eine bessere Ausgabenkontrolle

Mit der richtigen digitalen Lösung für die Bedarfsanforderung lassen sich diese Herausforderungen ganz einfach meistern. Krankenhäuser sollten es ihren Mitarbeitern nicht nur einfach machen, die gewünschten Produkte zu den vertraglich abgestimmten Preisen anzufordern, sondern durch intelligente Freigabe-Workflows auch sicherzustellen, dass der Einkauf bei allen Anforderungen stets den Überblick und die Kontrolle behält.

Der Komfort für die Anwender spielt dabei übrigens eine wesentliche Rolle, denn viele Stationsmitarbeiter sperren sich traditionell gegen die Einführung neuer Lösungen. Deshalb sollten Krankenhäuser auf intuitive Tools setzen, die von den Benutzeroberfläche an moderne Online-Shops à la Amazon angelehnt sind. Fühlen sich die Bedarfsträger im beruflichen Alltag an die User Experience erinnert, die sie aus ihrem Privatleben kennen, wird die Akzeptanz für die Lösung sofort da sein.

 

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Elektronische Rechnungen führen zu Skontogewinnen

In den Finanzabteilungen von Krankenhäusern sehen Status Quo und Wunschszenario oft noch ähnlich aus. Obwohl die Vorteile von elektronischen Rechnungen weitestgehend bekannt sind, dominieren auch hier überwiegend manuelle Prozesse. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung wenden unnötig viel Zeit auf, um der Flut von Papierrechnungen zu begegnen, sodass nicht nur wichtige strategische Aufgaben liegen bleiben, sondern auch Skontovereinbarungen nicht eingehalten werden können.

Der Fall des Universitätsklinikums Düsseldorf (UKD), das im Rahmen der GHX Exchange Services die elektronische Rechnung eingeführt hat, zeigt das enorme Einsparpotential. Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung konnte das UKD den Rechnungsdurchlauf deutlich verkürzen, teilweise von 20 auf 3 Tage. Das erfreuliche Ergebnis: Die Finanzabteilung des Düsseldorfer Universitätsklinikums kann nun den Großteil der Skontovereinbarungen einhalten, sodass jährlich Kosten im sechsstelligen Bereich eingespart werden.

 

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Digitales Bestandsmanagement für eine verbesserte Versorgung zu geringeren Kosten

Eine andere Domäne, die in vielen Krankenhäusern unnötige Kosten verschluckt, ist das Bestandsmanagement. Werden Lagerbestände, Verbrauchs- oder Ablaufdaten in Tabellenkalkulationen erfasst oder gar mit Stift und Papier dokumentiert, sind diese Strukturen hochgradig ineffizient - und die Folgewirkungen dramatisch: Kliniken wissen nicht, wo sich ihre wichtigsten Artikel gerade befinden, welche Artikel in Kürze ablaufen oder welche Artikel kurz- bis mittelfristig nachbestellt werden müssen. Diese fehlende Transparenz führt nicht nur zu einer hohen Verschwendung; auch die traditionell rar gesegneten Lagerkapazitäten können so nicht optimal genutzt werden.

Indem Krankenhäuser ihre manuellen Routinen für das Bestandsmanagement durch automatisierte Prozesse ablösen, entlasten sie nicht nur das Personal, sondern erhalten auch Daten und Informationen, die nötig sind, um bedarfsgerecht und damit kosteneffizient einzukaufen. Intelligente Lösungen, die im Zusammenspiel mit Barcode-Scannern ihr volles Potential entfalten, ermöglichen nicht nur standortspezifische Verbrauchsanalysen; sie versetzen Entscheider im Krankenhaus auch in die Lage, die großen Herausforderungen im Bestandsmanagement mit einer zentralen Lösung anzugehen. Das spart Zeit, Nerven und ziemlich schnell auch bares Geld.

 

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Digitalisierung im Gesundheitswesen – keine Kür, sondern ab sofort Pflicht

Die Bedarfsanforderung, die elektronische Rechnung und das Bestandsmanagement sind nur drei Beispiele dafür, wie die Digitalisierung im Gesundheitswesen aussehen kann; letztendlich lassen sich aber nahezu alle Abteilungen so umkrempeln, dass die Prozesse effizienter gestaltet und damit die Kosten für die nachgelagerten Kosten gesenkt werden.

Bisher wurde die Digitalisierung im Gesundheitswesen immer als Kür bezeichnet – die Zeit ist meiner Meinung nach schon lange vorbei. Krankenhäuser müssen jetzt erkennen, dass die Transformation der Prozesse ihre Pflicht ist. Nicht nur, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, sondern auch, um mittelfristig aus den roten Zahlen zu kommen und die sich anbahnenden Pleiten zu vermeiden.