Auftragsbestätigungen im Gesundheitswesen – von der Kür zur Pflicht

• Jennifer Jansch, Strategic Account Executive

Obwohl Krankenhäuser auf elektronische Rückdokumente angewiesen sind, gibt es immer noch Lieferanten, die entweder überhaupt keine oder nicht-standardisierte Auftragsbestätigungen versenden. Im Zuge des gestiegenen Risikos für Lieferengpässe im Gesundheitswesen wird das zum Problem. Mit Blick auf die Patientenversorgung und die neuen Anforderungen ihrer Kunden, kommen Lieferanten von medizinischen Produkten nicht mehr daran vorbei, Auftragsbestätigungen zu übermitteln – elektronisch und in einem Format, das Krankenhäuser automatisiert verarbeiten können.

 

 

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Transparenz durch Auftragsbestätigungen – im Gesundheitswesen leider nur Wunschdenken

 

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Fehlende Auftragsbestätigungen gefährden die Patientenversorgung

 

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Lieferengpässe lenken den Blick auf die Bedeutung von Auftragsbestätigungen

Während viele Gesundheitseinrichtungen diesen Umstand lange Zeit zähneknirschend hingenommen haben, werden die Stimmen nach elektronischen Auftragsbestätigungen in der Branche zunehmend lauter. Der Grund dafür ist das gestiegene Risiko von Lieferengpässen, die einerseits zeigen, wie fragil die globalen Lieferketten mittlerweile geworden sind; andererseits aber auch den Blick von Krankenhäusern geschärft und ihre Aufmerksamkeit auf die Bedeutung von Auftragsbestätigungen gelenkt haben.

Führende Klinikgruppen sowie Einkaufsgemeinschaften in Deutschland und der Schweiz fordern im Rahmen ihrer Gespräche mit der Industrie deshalb schon seit geraumer Zeit, dass Lieferanten auf Bestellungen mit einer Auftragsbestätigung reagieren. Von zentraler Bedeutung ist dabei nicht nur, dass die wichtigsten Informationen (Menge, Preis, Lieferzeit etc.) bereitgestellt werden, sondern Lieferanten die entsprechenden Daten auch in einem Format übermitteln, das auf der anderen Seite der Lieferkette ohne menschliches Zutun verarbeitet werden kann. Schlüssel zum Erfolg sind cloudbasierte Software-Lösungen, durch die digitale Transaktionsdaten ohne Medienbrüche übertragen werden – mit der richtigen Lösung sogar bis in die Warenwirtschaft.

 

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Standardisierung und Automatisierung bei Auftragsbestätigungen zahlen sich aus

Einer der großen Vorteile bei der Zusammenführung digitaler Transaktionsdaten ist, dass die Informationen aus den Bestellungen automatisiert mit den Informationen aus den Rückdokumenten abgeglichen werden können. Wird bei der Auftragsbestätigung ein abweichender Preis aufgeführt oder enthält die Bestätigung eine andere Menge, kann diese Diskrepanz in einer Software-Lösung hervorgehoben werden. Die Anwender müssen also nicht mehr mühselig Informationen miteinander vergleichen, sondern werden proaktiv auf Abweichungen oder Probleme (Lieferengpässe, abgelehnte Bestellungen etc.) hingewiesen.

 

Vorteile von elektronischen Auftragsbestätigungen für Krankenhäuser

Verbesserte Transparenz durch die Konsolidierung aller Auftragsbestätigungen an einem zentralen Ort Erhöhung der betrieblichen Effizienz durch die Reduzierung von Prozesskosten Reduzierung von Medienbrüchen Entlastung der Einkaufsabteilungen, die weniger Zeit für die manuelle Prüfung und Dokumentierung von Auftragsbestätigungen aufwenden müssen Vorbeugung von Lieferengpässen Optimierung der Patientenversorgung

 

Mit einer Standardisierung und Automatisierung bei der Abwicklung von Auftragsbestätigungen gehen also gleich mehrere Vorteile einher. Neben der gesteigerten Transparenz profitieren Krankenhäuser beispielsweise auch von einer Verbesserung der betrieblichen Effizienz. Die Zeit, die Einkäufer zuvor aufwenden mussten, um Auftragsbestätigungen zu prüfen und zu dokumentieren, können sie bei einer automatisierten Abwicklung in wertstiftende Tätigkeiten investieren.

 

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Auftragsbestätigungen als Hebel für Datenbereinigungen

Lieferanten sollten nicht nur erkennen, dass sie die Anforderungen ihrer Kunden bedienen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern auch die Vorteile auf ihrer Seite sehen, die mit dem Versand von Auftragsbestätigungen einhergehen. Sie können nämlich ein zentraler Baustein sein, um die Zusammenarbeit mit Gesundheitseinrichtungen zu verbessern, sowohl im Sinne einer besseren Kommunikation als auch mit Blick auf die Optimierung der Order-to-Cash-Prozesse.

Sofern die Daten in einer Bestellung nicht mit den bereitgestellten Informationen aus dem Produktkatalog eines Lieferanten übereinstimmen, ist die Auftragsbestätigung zum Beispiel ein einfaches Mittel, um Krankenhäuser auf fehlerhafte Daten auf ihrer Seite hinzuweisen. Normalerweise reagiert das Krankenhaus in diesem Fall und passt die Daten in seiner Warenwirtschaft entsprechend an. Die Datenbereinigung führt dazu, dass die Produkt- und Preisinformationen auf beiden Seiten synchron sind und so die Grundlage für kontaktlose Order-to-Cash-Prozesse gelegt ist.

 

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Rechtliche Absicherung durch die Übermittlung von Auftragsbestätigungen

Im oben beschriebenen Fall ändert sich übrigens die rechtliche Grundlage über den Kaufvertrag. Der Produktkatalog, der neben den Waren üblicherweise auch Zahlungsbedingungen und Lieferfristen enthält, ist aus rechtlicher Sicht ein "Angebot zum Abschluss eines Kaufvertrages", also das sog. "Vertragsangebot". Bestellt ein Krankenhaus auf Basis der bereitgestellten Informationen, wird die "Annahme" des Angebots erklärt und der Kaufvertrag zwischen beiden Parteien geschlossen.

 

Vorteile von elektronischen Auftragsbestätigungen für Krankenhäuser

Verbesserung der Kundenbeziehungen (Kommunikation, Vertrauensbildung, Planungssicherheit etc.) Rechtliche Absicherung Verbesserung der Order-to-Cash-Prozesse durch Förderung der Datensynchronisation Optimierung der Patientenversorgung

 

Anders sieht es aus, wenn die Bestellung vom ursprünglichen Angebot des Lieferanten abweicht. In diesem Fall stellt eine korrigierte Auftragsbestätigung ein neues Vertragsangebot dar, dem Krankenhäuser natürlich auch widersprechen können. Wird keine korrigierte Auftragsbestätigung versendet und stattdessen nur die Ware – zu den aus Sicht des Kunden falschen Konditionen – geliefert, sind rechtliche Streitigkeiten zwischen dem Lieferanten und dem Krankenhaus vorprogrammiert.

 

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Auftragsbestätigungen im Gesundheitswesen mit dem richtigen EDI-Partner angehen

Letztendlich profitieren also beide Seiten von Auftragsbestätigungen, die natürlich gewisse Anforderungen erfüllen müssen, um ihr volles Potenzial entfalten zu können. Neben den bereits genannten Informationen ist auch das Datenformat ein wichtiger Faktor, um die Dokumente nahtlos in die Warenwirtschaft- und Informationssysteme von Krankenhäusern überspielen zu können – und das ist im Gesundheitswesen mit seinem komplexen Ökosystem alles andere als trivial.

Setzen Sie für die Abwicklung von Auftragsbestätigungen im Gesundheitswesen daher auf einen Partner, der einerseits weitreichende Erfahrungen im elektronischen Datenaustausch (EDI) mitbringt und andererseits die teils komplexen Anforderungen auf beiden Seiten der Lieferkette versteht. Nur so ist gewährleistet, dass alle Informationen übermittelt und automatisiert den Weg in die Systeme finden, um Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zu schärfen und am Ende auch die Patientenversorgung zu fördern.

 

Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf, um zu erfahren, wie GHX Ihnen helfen kann, elektronische Auftragsbestätigungen zu verschicken bzw. zu erhalten.