Beschaffungsmanagement im Krankenhaus: Herausforderungen und Implikationen der neuen Rahmenbedingungen im Gesundheitsökosystem
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Michael Stark, Key Account Manager
Montag, 8. April 2024
Kein Geld, kein Personal, dafür kontinuierlich im Krisen-Modus und mit komplexen regulatorischen Anforderungen konfrontiert – deutsche Krankenhäuser geraten zunehmend in eine Abwärtsspirale. Um die neuen Rahmenbedingungen im Gesundheitsökosystem und die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern, muss ein Umdenken im Beschaffungsmanagement stattfinden. Der Weg in eine erfolgversprechendere Zukunft der Branche führt nicht nur über eine Transformation der Prozesse, sondern vor allem über digitale Technologien.
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Supply-Chain-Prozesse beginnen nicht erst mit der Beschaffung, sondern schon mit der Artikelsuche – nur ist das Data Sourcing im Gesundheitswesen bisher alles andere als intuitiv. Das wirft Fragen auf: Wie sollte also eine Lösung aufgesetzt sein, damit Einkäufer und klinische Fachkräfte benötigte Produkte einfach finden? Welche Informationen müssen bereitgestellt werden, um Produkte schnell zu vergleichen? Und inwieweit profitiert die Gesundheitsorganisation von den richtigen Features für die Artikelsuche?
Unique Device Identification (UDI) ist kein neues Konzept, doch es zeigt sich, dass sich die harte Arbeit der Hersteller auszahlt und die Vorteile der eindeutigen Produktkennzeichnung über eine verbesserte Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten hinausgehen. Weniger Dokumentationsaufwand, mehr Transparenz in der Supply Chain, effizienteres Bestandsmanagement – Krankenhäuser können UDI-Informationen auch nutzen, um klinisch-integrierte Lieferketten zu etablieren. Ein Fall aus den USA zeigt, wie es funktionieren kann. 
Die Artikelsuche in deutschen Krankenhäusern ist noch immer stark von manuellen Prozessen geprägt. Obwohl viele Lieferanten ihre Kataloge mittlerweile digitalisiert haben, kostet die Suche nach und der Vergleich von medizinischen Produkten viel Zeit. Kliniken sollten deshalb auf eine zentrale Lösung für die Artikelsuche setzen – und dabei das Thema Datenqualität nicht vergessen.
Die E-Rechnung ist in Deutschland schon länger auf dem Vormarsch, im Gesundheitswesen ist die digitale Form des Verarbeitens von Transaktionen aber noch nicht so recht angekommen. Dabei sind auch Krankenhäuser und Lieferanten von medizinischen Produkten gut beraten, besser heute als morgen auf elektronische Rechnungen zu setzen. Nicht nur, weil es das Gesetz so will, sondern weil die E-Rechnung viele Vorteile bietet – von der Einsparung direkter Kosten bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Einfache Suche, Filter-Funktionen, Kundenkonten – die Shopping-Riesen haben die Art und Weise, wie wir als Konsumenten einkaufen, grundlegend verändert. Gesundheitsorganisationen sollten sich ein Beispiel daran nehmen und die Beschaffung im Krankenhaus ähnlich einfach gestalten. Die Vorteile sind immens: Befähigen Kliniken ihre Bedarfsträger, Artikel über eine intuitive User Experience eigenständig zu bestellen und setzen sie dabei auch noch auf eine zentrale Plattform, profitieren nicht nur die Stationsmitarbeiter und die Einkäufer, sondern letztlich die gesamte Gesundheitsorganisation.
Mit dem Lieferkettengesetz werden deutsche Unternehmen dazu verpflichtet, ihrer globalen Verantwortung für die Achtung von Menschenrechten und Umweltstandards besser nachzukommen. Diese Vorgabe zu nachhaltigem Handeln wirft auch im Gesundheitswesen viele Fragen auf: Inwiefern sind die Lieferketten von den neuen Regelungen betroffen? Was ändert sich für Krankenhäuser im Einkauf? Und welche Auswirkungen hat das Gesetz für die Entwicklung digitaler Supply-Chain-Lösungen?
Entscheider in deutschen Kliniken sehen ihre Organisationen vor einer düsteren Zukunft. Um dem Kostendruck im Gesundheitswesen zu trotzen, müssen sich Krankenhäuser besser früher als später neu ausrichten. Dabei sollten sie mit dem Bereich anfangen, in dem wahrscheinlich das größte Einsparpotenzial liegt: dem Einkauf im Krankenhaus. Welche Punkte gilt es bei der Ausarbeitung einer neuen Procurement-Strategie zu beachten? Und wie schaffen die Entscheider nahtlose Prozesse, um Zeit und Geld zu sparen?
Irgendwie verbunden, aber doch nicht vernetzt – das ist beim Blick auf die Lieferketten im Gesundheitswesen leider immer noch häufig der Fall. Zwar arbeiten Krankenhäuser und Lieferanten zusammen, individuelle Verträge und Prozesse sind aber hochgradig ineffizient. Die Lösung, um mehr Kontrolle und Transparenz in die Lieferkette zu bekommen und Kosten einzusparen, ist denkbar einfach: der Anschluss an ein Supply-Chain-Netzwerk.
Preis schlägt Qualität – dieses Credo im Einkauf von medizinischen Produkten und Geräten könnte bald endgültig der Vergangenheit angehören. Der Grund: Krankenhäuser vollziehen einen Wandel von einer preisorientierten zu einer wertorientierten Beschaffung. Doch welche Vorteile bietet dieser Ansatz eigentlich? Und wie lassen sich Value Based Procurement-Modelle von der Theorie auch wirklich in die Praxis umsetzen?
Das Gesundheitswesen erzeugt zwar riesige Datenmengen, Kliniken sind aber kaum in der Lage, die notwendigen Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen zu gewinnen. Um die digitale Transformation einzuläuten, sollten Krankenhäuser deshalb auf eine ausgereifte Datenstrategie setzen. Welche Faktoren müssen Kliniken dabei beachten? Welche Vorteile bieten cloudbasierte Lösungen? Und wie lässt sich ein nahtloser Datenfluss und damit eine optimierte Lieferkette realisieren?
Viele Krankenhäuser sowie Hersteller von medizinischen Produkten tun sich bei der digitalen Transformation noch immer schwer. Das muss nicht sein: Wenn sich die Parteien einem digitalen Ökosystem anschließen, profitieren davon letztendlich alle. Doch wie finden Kliniken und Hersteller den richtigen Plattformanbieter, der ihnen den Weg in ein nahtloses Gesundheitsökosystem ebnet?
Obwohl digitale Lösungen zu massiven Kosteneinsparungen führen, dominieren im Gesundheitswesen weiterhin manuelle Prozesse. Klassische EDI-Verbindungen lösen die Probleme nur bedingt – kontaktlose Bestellungen sind so noch lange nicht in Sicht. Um eine nahtlose elektronische Beschaffung von der Bestellung bis zur Bezahlung zu erreichen, kommen weder Krankenhäuser noch Hersteller und Lieferanten an digitalen Plattformen vorbei.
Digitale Lösungen sind im deutschen Gesundheitswesen auf dem Vormarsch, allerdings gibt es bei der Einführung oft einen Bremsklotz: die Anwender. Nicht selten macht sich bei IT-Projekten im Kreis der Stationsmitarbeiter Widerstand breit. Anstatt von digitalen Lösungen abzurücken oder viel Aufwand in Schulungen zu stecken, sollten Krankenhäuser vor allem bei der Bedarfsanforderung lieber auf eine intuitive Software setzen – und es damit einfach wie Amazon & Co. machen.
Zu viel Abfall, zu wenig Hybridprodukte, zu hoher Energie- und Ressourcenverbrauch – das globale Gesundheitswesen hat ein Nachhaltigkeitsproblem. Es gibt allerdings gute Nachrichten: Krankenhäuser sind aufgewacht und haben Nachhaltigkeit zum Schlüsselthema auserkoren. Aber wer ist jetzt in der Verantwortung? Und wie können Medizinprodukte nicht nur nachhaltig beschafft, sondern auch verwaltet werden, um nachhaltige Lieferketten zu etablieren?
Die Corona-Pandemie hat das Thema Resilienz im Gesundheitswesen auf die Agenda gebracht. Widerstandsfähige und damit sichere Lieferketten können nicht nur die Wertschöpfungskette von Krankenhäusern sichern, sondern auch Patientenleben retten. Aber welche Strategien sollten Kliniken verfolgen, um eine krisenfeste Supply Chain zu gestalten?
Die Digitalisierung kommt langsam, aber sicher im deutschen Gesundheitswesen an. Das Problem: In den Systemen schlummern oft unsaubere Daten, die einem effizienten Beschaffungsprozess im Weg stehen. Vor dem Einsatz von digitalen Lösungen sollten Krankenhäuser deshalb ihre Stammdaten auf Vordermann bringen. Aber wie sehen „saubere“ Daten im Gesundheitswesen eigentlich aus? Und wie stellen Krankenhäuser bei der Stammdatenpflege sicher, dass die Daten dauerhaft sauber bleiben?
Suboptimale Lieferketten, mangelnde Transparenz, fehlerhafte Daten: Die Corona-Pandemie hat dem Gesundheitswesen schonungslos seine Schwächen vor Augen geführt. Gleichzeitig kann die Branche aus den vorherigen Versäumnissen lernen und die richtigen Schlüsse ziehen. Aber welche Erkenntnisse haben wir gewonnen? Und wie stellen sich Lieferanten und Krankenhäuser für künftige Krisen besser auf?
Netflix und das Gesundheitswesen haben auf den ersten Blick nicht viel gemeinsam, dabei kann die Branche viel vom Streaming-Anbieter lernen. Daten und prädiktive Analytik bilden auch in Krankenhäusern die Grundlage für einen personalisierten Service, der auf die individuellen Bedürfnisse der Patienten zugeschnitten ist. Aber wie lässt sich eine personalisierte User Experience im Gesundheitswesen erreichen?
Wie lassen sich die Kosten senken, ohne die Leistungen zu kürzen? In seinem letzten Artikel unserer Reihe über die digitale Transformation des Gesundheitswesens wirft James Minards einen Blick auf die finanziellen Vorteile der Digitalisierung und erklärt, wie innovative Lösungen Krankenhäusern helfen, kostspielige Ineffizienzen in der Lieferkette zu beseitigen, ohne die Qualität der Patientenversorgung zu gefährden.
Wie können Gesundheitsdienstleister die Zeit, die das Personal mit nicht-klinischen Aufgaben verbringt, durch einfache Verbesserungen ihrer Prozesse für die Beschaffung und die Bestandsverwaltung reduzieren? James Minards geht in seinem aktuellen Artikel über die Digitalisierung der Lieferkette auf diese Frage ein und verrät, wie Gesundheitsdienstleister von automatisierten Prozessen profitieren.
Gesundheitsdienstleister haben Zugang zu riesigen Datenmengen, aber gibt es auch eine Möglichkeit, diese effektiver zu nutzen, um ihre Prozesse zu verbessern und bessere Ergebnisse für ihre Patienten zu erzielen? In seinem zweiten Artikel über die digitale Transformation untersucht James Minards, wie Krankenhäuser Daten nutzen können, um ihr Beschaffungs- und Bestandsmanagement zu automatisieren und so wertvolle Zeit zurückzugewinnen, die sie in die Patientenversorgung investieren können.
Die digitale Umgestaltung der Lieferkettenprozesse von Krankenhäusern und Gesundheitsdienstleistern bringt nicht nur erhebliche finanzielle Vorteile und Effizienzgewinne, sondern kann sich auch äußerst positiv auf die Patientenversorgung auswirken. Erfahren Sie von James Minards, warum die digitale Transformation der Lieferkette im Gesundheitswesen der Schlüssel zu wesentlich höheren Standards der Patientenversorgung sein kann.