Value Based Procurement: Wie erreichen wir eine wertorientierte Beschaffung im Gesundheitswesen?

• Dr. Christoph Luz, Geschäftsführer

Preis schlägt Qualität – dieses Credo im Einkauf von medizinischen Produkten und Geräten könnte bald endgültig der Vergangenheit angehören. Der Grund: Krankenhäuser vollziehen einen Wandel von einer preisorientierten zu einer wertorientierten Beschaffung. Doch welche Vorteile bietet dieser Ansatz eigentlich? Und wie lassen sich Value Based Procurement-Modelle von der Theorie auch wirklich in die Praxis umsetzen?

Paradigmenwechsel von der preisorientierten zu einer wertorientierten Beschaffung

Der Lieferant mit dem günstigsten Preis bekommt den Zuschlag – so lautete lange Zeit die Devise für den Einkauf im Krankenhaus. Als ich vor mehr als 25 Jahren angefangen habe, im Gesundheitswesen zu arbeiten, stand die Patientenversorgung im Beschaffungsprozess paradoxerweise erst einmal hinten an. Der Kostendruck zwang Einkäufer dazu, Medizinprodukte und Medizintechnik zum niedrigsten Preis zu beschaffen. Welchen Nutzen ein Produkt auf die Genesung des Patienten oder die Arbeit des Klinikpersonals hatte, war zweitrangig. Wenn man ehrlich ist, haben über Jahre drei Worte ausgereicht, um die Strategie von Herstellern und Krankenhäusern zusammenzufassen: Preis schlägt Qualität.

Nun, mehr als zwei Dekaden später, ist vieles anders, aber leider doch nicht alles. Der finanzielle Druck für Krankenhäuser ist nach wie vor immens, trotzdem ist im Beschaffungsprozess ein Paradigmenwechsel zu beobachten: von der preisorientierten zu einer wertorientierten Beschaffung. Den Grundstein dafür legte 2014 die Europäische Union mit ihrer Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe. Nicht mehr nur der Preis soll das entscheidende Kriterium in der Beschaffung sein, auch Faktoren wie die Patientenversorgung, die Gesamtbehandlungskosten sowie die Nutzung für die Anwender in der Klinik sollen im Einkauf berücksichtigt werden. Es geht also nicht mehr nur um den Preis, sondern den Gesamtwert, den ein Produkt auf Patient, Versorgungskosten, Klinikpersonal, aber auch auf scheinbar äußere Faktoren wie die Umwelt hat.

Wertorientierte Beschaffung am Beispiel des Krankenhauses San Pau in Barcelona

Was abstrakt klingt, ist in der Theorie weitaus weniger komplex, wie ein Beispiel aus Spanien zeigt. Das Krankenhaus San Pau in Barcelona änderte 2016 sein Beschaffungsmodell für den Einkauf von Kardioverter-Defibrillatoren, die Kliniken vor allem nach der Implantation traditionell viel Zeit und Geld kosten.

Die Grundlage für die Entwicklung eines wertorientierten Ansatzes bildete dabei eine Analyse des Ist-Zustands, die drei große Herausforderungen offenlegte:

1. Steigende Anzahl an Implantationen bei gleichzeitiger Reduzierung des Budgets
2. Niedrige Qualität der medizinischen Geräte und eingeschränkte technische Unterstützung nach der Implantation
3. Steigende Anzahl der Krankenhausbesuche der Patienten aufgrund fehlender Fernbetreuungsdienste

Eine Projektgruppe des Krankenhauses legte die Kriterien für die Ausschreibung fest und machte aus einer gerätebasierten damit eine dienstbasierte Beschaffung. Die Hersteller sollten nicht mehr nur für die Lieferung verantwortlich sein, sondern das Risiko mittragen, indem sie technischen Support leisten und die Fernüberwachung der Implantate übernehmen. Die Verträge mit zwei Herstellern führten zu Ergebnissen, die die Erwartungen der San Pau-Verantwortlichen weit übertroffen haben:

• Reduktion der Krankenhausbesuche von Patienten mit implantiertem Kardioverter-Defibrillator um 18% (Ziel: 5%)
• Reduktion von ungemessenen Entlassungen von Patienten, die zu vermeidbaren Schocks führen, um 29% (Ziel: 10%)
• Reduktion der Komplikationen, die durch Infektionen an Implantaten entstehen, auf 0% (Ziel: < 3%)
• Reduktion der Diskrepanz zwischen der Einstufung von Herzerkrankungen durch Fernbetreuungsdienste und der im Krankenhaus vorgenommenen Einstufung auf 0,4 % (Ziel: < 10%)

Letztendlich mögen die Defibrillatoren teurer gewesen sein, der Gesamtwert der Lösung für das Krankenhaus San Pau in Barcelona ist aber weitaus höher. Bessere Patientenergebnisse, geringere Gesamtkosten für die Versorgung, Entlastung des klinischen Personals – die wertorientierte Beschaffung hat hier gleich mehrere Vorteile. Kein Wunder, dass das Modell mittlerweile auch in anderen Krankenhäusern in Katalonien zum Einsatz kommt, um die Kliniken finanziell zu entlasten und die Versorgungsqualität zu verbessern.

Value Based Procurement in Deutschland

Der Ansatz der wertorientierten Beschaffung, der als Value Based Procurement (VBP) bezeichnet wird, ist auch hierzulande mehr als bloße Theorie. Laut einer Studie des Bundesverbands für Medizintechnologie (BVMed) haben bereits knapp ein Drittel der deutschen Krankenhäuser und Hersteller von medizinischen Produkten eine VBP-Strategie "weit bis vollständig" umgesetzt. Fast 90 Prozent der Befragten gaben an, dass sie in einer wertorientierten Beschaffung große Vorteile sehen. Die Zahlen geben ihnen recht: Wie aus der BVMed-Analyse hervorgeht, weisen Unternehmen mit einer VBP-Strategie nicht nur ein höheres Umsatzwachstum auf, sie sind auch im Ausschreibungsprozess erfolgreicher als Unternehmen, die (noch) nicht auf eine wertorientierte Beschaffung setzen.

Trotz der offensichtlichen Vorteile hat sich die wertorientierte Beschaffung bisher in den wenigsten Krankenhäusern durchgesetzt. Meine Erfahrungen aus den Gesprächen mit Klinikvertretern in Deutschland decken sich mit einer Analyse von MedTech Europe, die zum Schluss kommt, dass in den meisten Fällen vor allem eines fehlt: eine klare Strategie. Vielen Krankenhäusern fehlt der Mut, das Thema ganz oben auf die Prioritätenliste zu setzen und entsprechende Arbeitsgruppen sowie Prozesse für den Einkauf zu schaffen. Zudem tun sich viele Kliniken schwer, den Wert eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Lösung zu bemessen. Theoretische Vorteile schön und gut – folgenschwere Entscheidungen wie ein organisatorischer Wandel des Einkaufs sollten aber immer auf Grundlage verlässlicher Daten getroffen werden.

Best-Practice-Tipps für die Einführung eines Value Based Procurement-Modells

Meine Empfehlung für Krankenhäuser, die eine VBP-Strategie etablieren wollen, ist deshalb ein fünfstufiger Ansatz:

1. Strategische Priorität: Um die wertorientierte Beschaffung zu etablieren und den Wandel im Einkauf voranzutreiben, sollte ein multidisziplinäres VBP-Team gegründet werden, das das Thema vorantreibt und innerhalb der gesamten Organisation etabliert.
2. Fokussierung auf Pilotprojekte: Um Erkenntnisse und valide Daten zu gewinnen, sollten Einkäufer zwei bis drei Pilotprojekte identifizieren, bei denen der potenzielle Wert eines VBP-Modells auf der Hand liegt.
3. Analyse des Status Quo: Um Bewertungskriterien für einzelne Bereiche des Einkaufs festzulegen, sollte der Ist-Zustand analysiert werden, der die Grundlage für individuelle Ausschreibungen bildet.
4. Kommunikation mit Herstellern oder Dienstleistern: Um die Kriterien für die Lösung von den spezifischen Problemen zu ermitteln, sollten Krankenhäuser frühzeitig den Kontakt zu den Herstellern oder unabhängigen Dienstleistern suchen, die den Markt kennen und im Idealfall bereits auf Daten zugreifen können.
5. Organisatorische Strukturen aufbauen: Um die VBP-Strategie nach erfolgreichen Pilotprojekten zu etablieren, sollten Prozesse und die nötige IT-Infrastruktur aufgebaut werden, die es Krankenhäusern ermöglicht, patientenrelevante Ergebnisse und die Gesamtkosten der Versorgung zu messen und nachzuweisen.

Value Based Procurement erfordert eine Revolution in der Denkweise

Bei allem Potenzial, das die wertorientierte Beschaffung bietet, dürfen sowohl Krankenhäuser als auch Hersteller eines nicht vergessen: Die Entwicklung und schrittweise Etablierung dieses Ansatzes können nicht von heute auf morgen vollzogen werden. Es ist eine Revolution in der Denkweise, die Schritt für Schritt umgesetzt werden muss. Dazu gehören die Förderung von Innovationen, der Abbau von bürokratischen Prozessen innerhalb der Organisationen sowie die Schaffung von offenen Dialogen zwischen Lieferanten und Beschaffern als Teil eines formellen Ausschreibungsverfahrens.

Wir bei GHX arbeiten kontinuierlich daran, die Prozesse innerhalb des Gesundheitsökosystems effizienter zu gestalten. Dabei weiß ich aus eigener Erfahrung, wie lange es teilweise dauern kann, den Status Quo zu ändern. Dennoch lohnt es sich, den Wandel durch die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse und der Nutzung von Daten voranzutreiben, nicht zuletzt durch die Etablierung von wertorientierten Beschaffungsmethoden.

Sollten Sie als Krankenhaus oder Hersteller einen externen Expertenrat benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Im Rahmen unserer Consulting Services stehen unsere Experten sowohl beratend als auch operativ zur Seite. Wir unterstützen Krankenhäuser, Hersteller und Lieferanten von medizinischen Produkten dabei, strategische Möglichkeiten zu identifizieren, um Kosten zu senken, Prozesse effizienter zu gestalten und eine fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen. Für niedrigere Gesamtkosten im Gesundheitswesen. Für einen höheren Nutzen für das Pflegepersonal. Und nicht zuletzt für bessere Patientenergebnisse.

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Dr. Christoph Luz

Geschäftsführer