Transparenz ist Trumpf: Wie Krankenhäuser und Lieferanten mehr Sichtbarkeit in der medizinischen Versorgungskette erhalten
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Michael Stark, Key Account Manager
Montag, 20. Oktober 2025
Michael Stark, Key Account Manager
Das Gesundheitswesen hat nicht nur ein Produktions-, sondern vor allem ein Sichtbarkeitsproblem. Krankenhäuser haben keine verlässlichen Informationen darüber, was bestellt wurde, was verfügbar ist und wo sich eine Lieferung befindet. Um die Transparenz im Beschaffungsprozess zu erhöhen, muss ein Thema endlich zur Chefsache gemacht werden: die nahtlose Integration von strukturierten Rückdokumenten.
Obwohl die Corona-Pandemie mittlerweile fast sieben Jahre zurückliegt, ziehe ich in meinen Gesprächen mit Einkäufern und Logistikern aus dem Krankenhaus gerne eine Erkenntnis aus genau dieser Zeit heran. Laut einer Analyse, die der Bundesverband Medizintechnologie (BVMed) nach der ersten Pandemie-Welle durchgeführt hat, gab es bei Schutzausrüstung, Beatmungszubehör und anderen kritischen Produkten überhaupt keinen Mangel, sondern ein Verteilungsproblem. Die Ware war da. Nur wusste niemand so genau, wo sie sich befand. Zum Leidwesen der Versorgung, die im Jahr 2020 in eine bis dahin nie dagewesene Schieflage geraten sollte.
Nun, sieben Jahre später, sind die Lieferketten im Gesundheitswesen erneut mehr fragil denn stabil. Während viele Experten die unzureichenden Produktionskapazitäten, die zunehmende Rohstoffknappheit und die geopolitischen Krisen als Grund für die Fragilität heranziehen, sehe ich noch ein anderes gravierendes Problem: mangelnde Transparenz. Ob zum Bestellstatus, der Verfügbarkeit oder dem Lieferstandort – verlässliche Informationen dazu sucht man im Gesundheitswesen leider vergeblich. Gesundheitseinrichtungen erhalten von der Industrie nur unzureichende Informationen, oftmals auch gar keine Rückmeldung zu ihren Bestellungen und ordern damit im Blindflug.
Diese mangelnde Transparenz in der medizinischen Versorgungskette, die wir aus der Corona-Zeit kennen, kann auch in Zeiten ohne Pandemie gravierende Folgen haben. Wenn Stationen und OP-Planer nicht wissen, dass sie umdisponieren müssen, oder Apotheken nicht rechtzeitig auf Alternativpräparate umstellen können, hat das logischerweise Einfluss auf die Patientenversorgung. Medizinische Eingriffe müssen verschoben werden, für manche Patienten kommen lebenswichtige Präparate zu spät an.
Die passenden Zahlen dazu kommen vom Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung auf Basis der BfArM-Meldungen. Demnach wurden 2025 allein in Deutschland 1.514 Lieferengpassmeldungen zu 1.041 unterschiedlichen Engpässen erfasst. Besonders betroffen waren Antipsychotika (173 Meldungen, durchschnittlich 230 Tage Engpassdauer), Antidepressiva (130 Meldungen, 107 Tage) sowie Lipidsenker und Antibiotika. Insgesamt waren von den Lieferengpässen mehr als Millionen Patientinnen und Patienten betroffen – Tendenz in den letzten Jahren stark steigend.
Diese für die Versorgungsqualität bedrohliche Entwicklung hat auch die Politik auf den Plan gerufen. Der deutsche Gesetzgeber hat 2023 mit dem Arzneimittel-Lieferengpassbekämpfungs- und Versorgungsverbesserungsgesetz (ALBVVG) auf die Engpässe reagiert und beim BfArM ein Frühwarnsystem verankert, das Hersteller zur laufenden Meldung von Bestands-, Produktions- und Absatzdaten verpflichtet. Auch Krankenhausapotheken müssen seitdem bestimmte intensivmedizinisch relevante Präparate und Antibiotika für sechs Wochen vorhalten. Das Ziel ist klar: Krankenhäuser und andere Gesundheitsversorger sollen früh genug wissen, was fehlt, bevor es im eigenen Lager fehlt.
Ich bin der Meinung, dass es dafür nicht zwingend Gesetze und Verordnungen braucht. Vielmehr stimme ich dem BVMed zu, der bereits 2020 in einem Fünf-Punkte-Plan zur Patientensicherheit festgehalten hatte, dass "standardisierte und digitale Beschaffungsprozesse" eine der zentralen Voraussetzungen sind, um Versorgungssicherheit überhaupt herstellen zu können – neben Planung und Bestellung ausdrücklich auch Logistik und Information. Für mich ist das ein branchenpolitisches Statement, dass Transparenz kein Nice-to-Have ist, sondern in der klinischen Versorgungskette zwingend verankert werden muss.
Dass die Umsetzung nicht trivial ist, liegt nicht am fehlenden Willen, sondern an der Struktur des Systems. Die Idee einer gemeinsamen Bestandsplattform für versorgungskritische Medizinprodukte, die der BVMed seit 2020 politisch vorantreibt, krankt an der Frage, wer eine solche Plattform verbindlich betreiben und welche Behörde sie koordinieren soll. Der Vorschlag liegt seit Jahren auf dem Tisch, offene Standards wie GS1/EPCglobal existieren – trotzdem zieht sich die Umsetzung wie Kaugummi.
Die Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA) hat mit ihrer European Shortages Monitoring Platform (ESMP) zwar ein zentrales System aufgebaut, über das Engpässe EU-weit gemeldet und verfolgt werden sollen. Was nutzt aber ein zentrales System, wenn es keine Schnittstellen in die Krankenhäuser gibt? Wie werden Gesundheitseinrichtungen im Bestellprozess darüber informiert, dass ein Artikel nicht lieferbar ist? Wie erfahren Einkäufer und Logistiker, wo sich die Ware gerade befindet?
Besonders die letzte Frage zeigt, dass wir im Gesundheitswesen nicht nur mit Produktionsproblemen zu kämpfen haben, sondern auch ein Sichtbarkeitsproblem haben. Supply-Chain-Transparenz kann allerdings nicht über eine neue, zusätzliche Plattform geschaffen werden. Die nötigen Daten, um jederzeit zu wissen, welches Produkt sich wo in welcher Stückzahl befindet, muss zwingend in die bestehenden Beschaffungsprozesse der Krankenhäuser integriert werden.
Damit wären wir beim Thema Rückdokumente, die nämlich genau das schaffen, was ich eingangs schon erwähnt habe: Transparenz. Wenn Kliniken elektronisch eine Bestellung aufgeben, sollten sie auch auf dem digitalen Weg eine Auftragsbestätigung erhalten, ob die georderte Ware verfügbar ist und wann sie voraussichtlich ankommt. Lieferscheine mit Tracking-Informationen machen nicht nur die Planung für die Logistiker einfacher; sie geben den klinischen Teams auch die Gewissheit, dass Operationen wie geplant stattfinden können.
Kommen wir nun zu der Frage, die sich wahrscheinlich jeder, der nicht im Gesundheitswesen arbeitet, stellen dürfte: Warum gibt es in einer Branche, die wie kaum eine andere auf Transparenz in der Lieferkette angewiesen ist, keine Rückdokumente? Und wenn es sie schon nicht gibt, die Vorteile aber unbestritten sind, was muss getan werden, um Dokumente wie Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen in die Supply-Chain Prozesse zu integrieren?
Beide Fragen haben meiner Meinung nach mehr oder weniger die gleiche Antwort: Während über Jahre die Wichtigkeit von Rückdokumenten unterschätzt wurde, ist es nun an der Zeit, das Thema zur Chefsache zu machen. Ganz egal, ob Krankenhaus oder Lieferant – beide Seiten der Lieferkette müssen verstehen, dass die Integration von Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen der kleinste, aber wirksamste Baustein auf dem Weg zu mehr Transparenz ist.
Die Dokumente zu übermitteln, ist allerdings nur die halbe Wahrheit. Das volle Potenzial der übermittelten Informationen kann sich erst entfalten, wenn die wichtigsten Informationen zur Verfügbarkeit, dem Lieferdatum oder der Chargennummer in einem strukturierten Format übertragen werden. Wenn eine Bestellung elektronisch übermittelt wird, sollte ein Rückdokument nicht per Fax oder E-Mail im Krankenhaus eingehen, sondern nahtlos den Weg in die Materialwirtschaftssysteme der Krankenhäuser finden.
Wichtig ist dabei zu verstehen, dass beide Seiten der Lieferkette ihre Hausaufgaben machen müssen: Während die Industrie die Anforderungen ihrer Kunden verstehen und bedienen muss, sollten Kliniken in der Lage sein, die bereitgestellten Informationen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten, um schnell und angemessen auf Lieferengpässe reagieren zu können.
Damit schließt sich der Kreis zur eingangs erwähnten BVMed-Analyse. Wenn ein Großteil der Engpässe kein Produktionsproblem, sondern ein Sichtbarkeitsproblem ist, dann ist die Förderung von Supply-Chain-Transparenz kein abstraktes Managementkonzept, sondern die konkrete Antwort darauf. Indem wir wissen, welches Produkt sich in welcher Menge wo befindet – beim Hersteller, beim Großhändler, auf dem Transportweg oder schon im Krankenhauslager – gewinnt die Branche die nötige Transparenz, um die Lieferketten und damit auch Patientenversorgung auf ein solideres Fundament zu stellen.
Wir könnten uns viel Aufregung über Lieferengpässe sparen, wenn wir konsequenter in die Sichtbarkeit der Lieferkette investieren würden, statt jede Krise als reines Produktionsproblem zu behandeln. Rückdokumente sind dabei kein Selbstzweck und auch keine Compliance-Übung. Sie sind der Mechanismus, über den aus verstreuten Beständen wieder eine planbare Versorgung wird – und über den aus vier Millionen Betroffenen im Jahr im besten Fall deutlich weniger werden.
Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf, um zu erfahren, wie GHX Ihnen helfen kann, elektronische Auftragsbestätigungen und Lieferankündigungen zu verschicken bzw. zu erhalten.
Michael Stark, Sales Account Manager bei GHX Europe, ist ein Fachmann für die Einführung und Optimierung von digitalen Supply-Chain-Prozessen im Gesundheitswesen. Durch die Kombination aus mehr als 25 Jahren Erfahrung im IT-Bereich und seinen fundierten EDI-Kenntnissen in der Gesundheitsbranche gilt er als ausgewiesener Experte für die strategische Beratung und Weiterentwicklung von Krankenhäusern und Klinik-Verbunden, die ihre Prozesse verschlanken, Kosten senken und die Patientenergebnisse verbessern wollen.