Elektronische Rechnungen im Gesundheitswesen: Was ist die E-Rechnung und welche Vorteile bietet sie Kliniken und Lieferanten?

• Alexander Kuhn, Senior Sales Solutions Specialist

Die E-Rechnung ist in Deutschland schon länger auf dem Vormarsch, im Gesundheitswesen ist die digitale Form des Verarbeitens von Transaktionen aber noch nicht so recht angekommen. Dabei sind auch Krankenhäuser und Lieferanten von medizinischen Produkten gut beraten, besser heute als morgen auf elektronische Rechnungen zu setzen. Nicht nur, weil es das Gesetz so will, sondern weil die E-Rechnung viele Vorteile bietet – von der Einsparung direkter Kosten bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Europäische Union setzt Rahmen für elektronische Rechnungen

32 Milliarden – so viele Papierrechnungen werden Schätzungen zufolge noch immer jährlich verschickt. Nicht etwa weltweit, sondern in Deutschland. Damit verschenken Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld, denn es gibt eine praktische und kostengünstigere Alternative: die E-Rechnung. Die Europäische Kommission schätzte das gesamtwirtschaftliche Einsparpotential durch elektronische Rechnungen in der EU für einen Zeitraum von sechs Jahren schon 2010 auf 240 Milliarden Euro.

Damals fiel der Startschuss zur Idee für eine einheitliche Rechnungsstellung in ganz Europa. Aus der Idee wurde der Erlass der Richtlinie 2014/55/EU, die die EU-Mitgliedsstaaten dazu verpflichtete, den elektronischen Rechnungsempfang durch die öffentliche Verwaltung und alle anderen staatlichen Auftraggeber gemäß den europäischen Vorgaben sicherzustellen. Mit der Einführung der EU-Norm EN 16931 reagierte Deutschland auf die Richtlinie; seit November 2020 sind hierzulande alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln.

Die EU-Richtlinie sieht zwar zunächst nur die verbindliche Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung vor, Experten gehen allerdings davon aus, dass die Standards künftig auch im B2B-Geschäft umgesetzt werden müssen. Damit stellt sich für Akteure im Gesundheitswesen die Frage, die Ihnen wahrscheinlich schon seit einer Minute im Kopf schwirrt: Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

E-Rechnung, X-Rechnung, ZUGFeRD – Definitionen im eInvoicing-Dschungel

Fangen wir vielleicht einfach damit an, was eine E-Rechnung nicht ist. Zum Beispiel eine PDF-Rechnung, die Sie in der Regel wahrscheinlich per E-Mail verschicken oder erhalten, aber nicht automatisch verarbeiten können, weil sie nicht in einem strukturierten Format gesendet werden. Das gleiche gilt für Papierrechnungen, die zwar digitalisiert, aber wie PDF-Rechnungen nicht verarbeitet werden können.

Eine elektronische Rechnung ist demnach eine Rechnung, die unter Verwendung bestimmter Dokumentenformate elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und gespeichert wird. Das bedeutet, dass die E-Rechnung ihr Leben lang digital ist – von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung.

Ein paar Zeilen zuvor ist schon durchgeklungen, dass die Rechnung im richtigen Format erstellt und verschickt werden muss, um verarbeitet werden zu können. Gemäß der europäischen EU-Norm hat Deutschland die sogenannte X-Rechnung als Standard festgelegt. Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard, der laut E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes denselben Anforderungen wie sein analoges Pendant unterliegt und unter anderem folgende Daten enthalten muss:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung bzw. Umfang und Art
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung und dessen Zahlungsziel
• Entgelt und Steuersätze, ggf. vereinbarte Entgeltminderung
• ...

Neben der X-Rechnung, dem Standard für den öffentlichen Sektor, hat sich in Deutschland noch ein weiteres branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch durchgesetzt: ZUGFeRD. Beim Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde, handelt es sich um ein hybrides Modell für den privatwirtschaftlichen Sektor, in dem XML- und PDF-Rechnungen in einem einzigen Dokument zusammengefasst werden.

Der Vorteil: ZUGFeRD-Rechnungen können sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden. Der XML-Teil einer E-Rechnung wird automatisiert in das ERP-System eingespeist, es besteht aber auch die Möglichkeit, selbst Hand anzulegen. Mittlere und kleinere Unternehmen, deren Prozesse noch nicht automatisiert sind, verarbeiten den PDF-Teil der Rechnung einfach manuell. Das erfordert zwar Ressourcen, dafür halten Firmen aber die E-Rechnungs-Gesetze in Deutschland ein.

Kostengünstiger, ressourcenschonender, sicherer – Vorteile von E-Rechnungen

Ob kleines Familienunternehmen, Mittelständler oder internationaler Großkonzern – mit der X-Rechnung und ZUGFeRD 2.0 können alle Firmen die Rechnungen gemäß den europäischen Vorgaben erstellen und verarbeiten. Wie bereits erwähnt, will der Gesetzgeber den Unternehmen in Europa damit keine Steine in den Weg legen, sondern die Digitalisierung vorantreiben. Und davon profitieren sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger.

Elektronische Rechnungen ersetzen manuelle Aufgaben durch automatisierte Prozesse, steigern die Effizienz, minimieren Fehler und unterstützen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Das Totschlagargument sind aber sicherlich die direkten und indirekten Kosteneinsparungen. Und die sind immens: Laut einer Billentis-Analyse ist die Erstellung von E-Rechnungen bis zu 80% günstiger als die Verarbeitung von Papierrechnungen.

Noch nicht überzeugt? Hier sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen auf einen Blick:

GHX eInvoicing – die E-Rechnung für das Gesundheitswesen

So einleuchtend die Vorteile, so komplex ist im Gesundheitswesen in vielen Fällen die praktische Umsetzung. Der Grund: Krankenhäuser arbeiten mit einer großen Anzahl an Herstellern und Lieferanten, die ihre Niederlassungen oftmals nicht in Deutschland haben. Neben den regulatorischen Anforderungen, die von Land zu Land unterschiedlich sind, wird vor allem die technische Anbindung Dutzender oder teils Hunderter Handelspartner an das ERP-System des Krankenhauses zu einer Herausforderung, die die meisten Kliniken nicht ohne externe Dienstleister meistern können.

Wir bei GHX haben schon lange den Grundstein für die Abwicklung von elektronischen Rechnungen gelegt. Unsere eInvoicing-Lösung wandelt Rechnungen von Lieferanten und Herstellern in das deutsche Standardformat X-Rechnung bzw. die ZUGFeRD-Rechnung um und validiert den Rechnungsinhalt, um Kliniken dabei zu unterstützen, dass die erforderlichen Informationen vorhanden sind und entsprechend der Richtlinien verarbeitet werden.

Konkret sieht das dann so aus: Die an GHX angebundenen Lieferanten schicken die Rechnungsdaten entweder per EDI direkt an die GHX Plattform, wo die Informationen in das definierte ZUGFeRD-Format umgewandelt werden, oder senden eine selbst erzeugte ZUGFeRD-Rechnung unter Angabe der Leitweg Identifikationsnummer an die Landesportale, zu denen wir Schnittstellen eingerichtet haben. Im Rahmen der GHX Exchange Services findet danach ein Matching zwischen Bestellungs- und Rechnungsinformationen ab. Stimmen die Daten überein, wird die elektronische Rechnung direkt in das Materialwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystem der Krankenhäuser weitergeleitet. Anstatt sich mit jedem Lieferanten individuell zu verbinden, kümmern wir uns für die Kliniken um die technische Vernetzung und Verarbeitung aller Rechnungen.

Und die andere Seite profitiert natürlich auch: GHX eInvoicing bietet für Lieferanten nicht nur eine gesetzeskonforme, einfache, digitale Archivierung, die Lösung ermöglicht auch ein einfaches Filtern aller Rechnungen nach Datum, Betrag und Auftrag zum Nachverfolgen des Rechnungsstatus. Das spart den Verantwortlichen in den Finanzabteilungen viel Zeit – und allen Akteuren in der Lieferkette faktisch auch sehr viel Geld.

Alexander Kuhn

Senior Sales Solutions Specialist