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Dunkelbuchung im Krankenhaus: Wie erreichen Kliniken eine automatisierte Rechnungsverarbeitung?
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Alexander Kuhn, Senior Sales Solutions Specialist
Niemand mag Papierrechnungen, auch eingehende Rechnungen per Fax oder E-Mail sind vielen Finanzabteilungen mittlerweile ein Dorn im Auge. Um von manuellen Prozessen wegzukommen, streben auch immer mehr Krankenhäuser eine automatisierte Lösung für die Rechnungsverarbeitung an. Der Schlüssel zum Erfolg: Dunkelbuchungen. Das Universitätsklinikum Düsseldorf hat das Modell der elektronischen Rechnungsverarbeitung ohne menschliche Interaktion erfolgreich umgesetzt – und profitiert seitdem von zahlreichen Vorteilen.
Vorteile von Dunkelbuchungen
In manchen Angelegenheiten bin ich ein Nostalgiker. Beim Lesen greife ich gerne zum Buch anstatt zum Tablet, auch die Zeitung, die man anfassen kann, gibt mir ein anderes Gefühl als ein Online-Medium. Wahrscheinlich geht es auch vielen Mitarbeitern in Finanzabteilungen so – allerdings definitiv nur privat. In den Kreditorenbuchhaltungen von Unternehmen und Organisationen streben die Verantwortlichen ganz sicher nach einer automatisierten Rechnungsverarbeitung, die menschliches Eingreifen überflüssig macht. Niemand mag mehr Papierrechnungen, die schnell verloren gehen und manuell ins System übertragen werden müssen. Und nur weil eine Rechnung per Fax oder E-Mail kommt, heißt das nicht, dass sie digital ist und sich der Aufwand für die Erfassung, Prüfung, Genehmigung und Archivierung geringer ist.
Das erklärte Ziel von Finanzabteilungen sind mittlerweile sogenannte Dunkelbuchungen. Der große Vorteil: Eine Dunkelbuchung wird automatisch im Hintergrund verbucht, ohne dass eine menschliche Interaktion nötig ist. Die Kreditorenbuchhaltungen müssen nur noch die Rechnungen manuell bearbeiten, die durch die Prüfung fallen, weil die Informationen fehlerhaft sind oder Daten fehlen. Es wird schon deutlich, dass hier Prozesse geschaffen werden, bei denen IT-Systeme ineinandergreifen und Daten nicht nur nahtlos fließen, sondern auch in Echtzeit geprüft und übertragen werden. Doch wie lässt sich eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erreichen?
EU-Richtlinie forciert Einführung von elektronischen Rechnungen
Vorab erst einmal eine gute Nachricht, die den Rechnungsempfängern entgegenkommt: Die Lieferanten als Rechnungssteller werden vom Gesetzgeber in die Pflicht genommen, die Rechnungen künftig nur noch elektronisch zu versenden, also in einem Format, das von den Unternehmen ganz einfach in die Workflow-Systeme der Finanzabteilungen übertragen werden kann. Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat die Europäische Union den Rahmen geschaffen, der auch schon in deutsches Recht gegossen wurde. Seit November 2020 müssen hierzulande zumindest auf Bundesebene alle Rechnungen elektronisch versendet und verarbeitet werden können. Zwar sind die Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen bis jetzt nur für die öffentliche Verwaltung bindend, Experten gehen allerdings davon aus, dass die Standards künftig auch auf Landesebene im B2B-Geschäft umgesetzt werden müssen.
Ich habe schon vor zwei Wochen ausführlich auf die verschiedenen Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland und die Vorteile für beide Seiten hingewiesen, aber um das Standard-Format komme ich auch in diesem Artikel nicht herum: die ZUGFeRD-Rechnungen. Sie haben den Vorteil, dass sie ein PDF und eine XML-Datei enthalten und damit von Mensch und Maschine ausgelesen werden können. Im Idealfall geht der XML-Teil der Rechnung einfach als Dunkelbuchung durch. Notfalls kann aber auch ein Mitarbeiter einen Blick in die PDF-Datei werfen, um die Rechnung noch einmal kritisch unter die Lupe zu nehmen.
Stammdaten-Mapping als Grundlage für Dunkelbuchungen
Bevor es so weit ist, kommt allerdings ein bisschen Arbeit auf die IT-Experten zu. Es geht vor allem darum, ein Verständnis dafür zu gewinnen, welche Informationen im Workflow-System der Finanzabteilung benötigt werden, um die Rechnungen zu erfassen und zu verarbeiten. Weil die automatische Rechnungsprüfung sowohl die Kreditorstammdaten und Bestelldaten als auch die Wareneingangsdaten umfassen soll, müssen diese Informationen vom Lieferanten berücksichtigt und bereitgestellt werden.
Liegt der Bezug zu einer Bestellung vor, ist das Matching der Stammdaten der Schlüssel zum Erfolg, in diesem Fall also der Dunkelbuchung. Die Rechnung kann hinsichtlich der Menge und des Preises sowie mit Blick auf die Bestellpositionen geprüft werden. Die Bestellnummer dient als Referenz, die vom System erkannt wird. Weitere Informationen wie zum Beispiel der Name des Bestellers oder des Empfängers, eine Kostenstelle oder ein Kostenträger können einer Rechnung auf diese Weise ganz einfach zugeordnet werden. Sofern keine formalen Fehler, Preis- oder Mengenabweichungen bezüglich der Bestell- und Wareneingangsdaten auftauchen, wird die Rechnung automatisch verarbeitet, verbucht und archiviert.
Dunkelbuchung im Krankenhaus: Universitätsklinikum Düsseldorf zeigt, wie es geht
Mit Blick auf den immensen Kostendruck im Gesundheitswesen sind auch Krankenhäuser gut beraten, die Dunkelbuchungsrate zu erhöhen. Dabei gilt: Je digitaler und automatisierter der Prozess in der Rechnungsverarbeitung ist, desto größer sind die Effizienzgewinne und auch die direkten Kosteneinsparungen, die Gesundheitsorganisationen erzielen können. Das Personal wird entlastet, zusätzlich gewinnen Kliniken mehr Transparenz über die Bestell- und Zahlungsprozesse.
Wie das konkret aussehen kann, zeigt ein Fallbeispiel aus dem Rheinland. Das Universitätsklinikum Düsseldorf hat die automatisierte Rechnungsverarbeitung als Vorreiter für die Integration von elektronischen Rechnungen schon vor zwei Jahren angestoßen. Mittlerweile erhält die Organisation von mehr als 50 Lieferanten die Rechnungen im ZUGFeRD-Format und profitiert seitdem von zahlreichen Vorteilen. "Die Zeitersparnis ist immens. Und die leidige Diskussion, von wem welche Rechnung noch geprüft und freigegeben werden muss, fällt auch weg", berichtet Thomas Klein, Dezernent für Einkauf, Logistik und Verpflegungsmanagement beim Universitätsklinikum Düsseldorf, der das Pilotprojekt damals gemeinsam mit GHX ins Leben gerufen hat.
Dank des schlanken Prozesses liegt die Dunkelbuchungsrate schon jetzt bei über 40%. Damit gehen neben den Effizienzgewinnen auch finanzielle Vorteile einher: "Dank der Integration der elektronischen Rechnungen im Rahmen der GHX Exchange Services konnten wir den Rechnungsdurchlauf deutlich verkürzen, teilweise von 20 auf 3 Tage. So können wir die Fristen für die Skontovereinbarungen einhalten. Das sichert uns einen enormen finanziellen Vorteil", erzählt Klein, der nun ein Luxusproblem hat, das er mit einem Augenzwinkern kommentiert. "Bei manchen Lieferanten erhalten wir die Rechnung schneller als die Ware. Aber wir haben mit GHX vereinbart, dass wir die Rechnung in solchen Fällen noch drei Tage auf der Plattform parken, bevor sie in unsere Systeme überführt wird."
Wollen Sie mehr über unser Projekt mit dem Universitätsklinikum Düsseldorf erfahren? Dann empfehle ich Ihnen unsere Case Study, in der wir noch näher auf den technischen Prozess und die Vorteile der elektronischen Rechnung eingehen. Oder Sie kontaktieren mich einfach direkt per E-Mail, um zu erfahren, wie Sie mit GHX eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erreichen.