Datenfluss ohne Medienbrüche: Wie Krankenhäuser ihre Daten effizient verwalten und nahtlos in ihre Systeme integrieren

• Adrian Bedö, Product Manager Content Solutions

Das ERP-System bildet auch im Gesundheitswesen das Herzstück für eine effiziente Beschaffung, allerdings kämpfen deutsche Krankenhäuser oftmals mit fehlerhaften und unzureichenden Daten. Gesundheitsorganisationen stehen mehr denn je vor der Herausforderung, manuelle Prozesse, Medienbrüche und unflexible Systemlandschaften abzulösen, um ihre Daten aktuell zu halten. Der Schlüssel zum Erfolg: ein intelligenter Datenpool, mit dem die Grundlage für optimierte Purchase-to-Pay-Prozesse gelegt wird.

Datenqualität im Krankenhaus – eine Frage der Stammdatenpflege

Es gibt wohl kaum eine Branche, in der die Stammdatenpflege so komplex ist wie im Gesundheitswesen. Der Grund ist einfach: Medizinische Artikel erfordern eine unglaubliche Datentiefe. Lieferanten und Hersteller von Pharmazeutika oder anderen medizinischen Produkten können pro Artikel bis zu 115 Informationen bzw. Attribute bereitstellen. Diese Daten müssen nicht nur den Weg in die Krankenhaus-Systeme finden, sondern auch regelmäßig gepflegt werden.

Neben Artikelnummer, allgemeinen Produktinformationen und Herstellerangaben sind es vor allem Verpackungsstufen, Barcode-Informationen oder Klassifizierungsmerkmale, die sich häufig ändern oder fehlen. Einer meiner Gesprächspartner scherzte zuletzt, dass viele Krankenhäuser deshalb so weit von aktuellen und vollständigen Artikeldaten in ihren Systemen entfernt sind wie Deutschland von einem ausgeglichenen Staatshaushalt.

Was den einen oder anderen zum Schmunzeln bringt, treibt Einkäufer und klinisches Personal in den Wahnsinn. Denn wenn Artikeldaten fehlerhaft oder unvollständig sind, schleichen sich auch Fehler in Bestellungen ein. Die Fehlersuche ist zeitaufwändig, im schlimmsten Fall müssen Operationen verschoben werden, weil die bestellten Artikel nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen.

Warum die Stammdatenpflege im Krankenhaus oft eine Mammutaufgabe ist

Die Ursache liegt auch darin, dass Kliniken ihre Produkte und medizinischen Geräte meist von unterschiedlichen Lieferanten aus unterschiedlichen Quellen beziehen. Das ist erst einmal kein Anlass zur Sorge, allerdings wird es zu einem ernsthaften Problem, wenn die im Warenwirtschaftssystem zusammengeführten Artikel- und Preisdaten regelmäßig gepflegt werden müssen – denn das wird schnell zur Mammutaufgabe.

Wie bei vielen anderen Prozessen im Gesundheitswesen ist der Automatisierungsgrad hier nämlich erschreckend gering. In vielen Krankenhäusern gleichen die Anwender ihre Stammdaten und Artikelinformationen händisch miteinander ab. In der Praxis sieht das dann so aus: Excel-Listen werden exportiert, Daten aus verschiedenen Krankenhaus-Systemen mit den Daten aus den Lieferantenkatalogen verglichen, Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen, bis die Daten zurück in die Systeme für die Beschaffung, Bestandsverwaltung, Finanzbuchhaltung oder Materialwirtschaft importiert werden.

Unflexible Systemlandschaften als Ursache für ineffiziente Beschaffungsprozesse

Die unflexiblen Systemlandschaften und damit einhergehenden manuellen Prozesse führen auch auf Seite der Lieferanten zu ineffizienten Prozessen, die (zu) viele Ressourcen binden. Den Entscheidern der Industrie ist das durchaus bewusst, wie eine Marktumfrage der Sana Einkauf & Logistik GmbH zeigt. Demnach gehören eine fehlende Single Source of Truth (62,5%) sowie manuelle Prozesse und Medienbrüche (31,5%) zu den größten Herausforderungen im Bereich der Stammdaten, die laut eigener Einschätzung oft von minderer Qualität sind – drei Probleme, die sich logischerweise auch auf die Datenqualität in Krankenhäusern auswirken.

Wollen Gesundheitsorganisationen die besten Produkte zum günstigsten Preis einkaufen, wird die Verwaltung der Artikel- und Preisdaten bei heterogenen Direktanbindungen zu einer zeitaufwendigen Angelegenheit, die auch noch von fehlerhaften Aufgaben geprägt ist. Und weil das Warenwirtschaftssystem nun einmal das Herzstück eines Krankenhauses ist, aus dem die Daten organisationsübergreifend verteilt und genutzt werden, wirkt sich eine mindere Datenqualität schnell auf die gesamte Organisation aus.

Datenfluss ohne Medienbrüche: Vernetzung von Datenmanagement und Warenwirtschaft

Für Gesundheitsorganisationen sollte das Thema Datenqualität deshalb oberste Priorität genießen. Doch wie schaffen sie es bei den komplexen Anforderungen und der damit einhergehenden Datentiefe sowie der Anzahl von medizinischen Produkten, ihre Daten effizient zu beschaffen, zu verwalten und in ihre Systeme zu verteilen?

Der Schlüssel zum Erfolg ist eine intelligente und zentrale Lösung für die Stammdatenpflege. Im Idealfall bündelt diese Lösung nicht nur alle Daten, sondern verteilt diese auch an die weiteren Informationssysteme im Krankenhaus, inklusive Warenwirtschaftssystem. Damit heben Kliniken nicht nur ihre Datenqualität auf ein neues Level, sie schaffen auch die Grundlage für ein effizientes Bestands- und Lagermanagement.

Noch größer ist der Nutzen, wenn die Daten auch in der Beschaffungslösung integriert sind. Die Einkäufer haben so einen einfachen und schnellen Zugriff auf hochwertige, angereicherte Artikeldaten und stets aktuelle Preise – nicht nur von einzelnen, sondern von allen an den Datenpool angeschlossenen Lieferanten.

Diese Vernetzung der Systeme bringt Gesundheitsorganisationen ein enormes Potenzial für Skalierungen und führt so zu erheblichen Einsparungen von Prozesskosten, in Form von Zeit, die neben den Einkäufern auch die Pflegekräfte gewinnen, um sich besser um die Patienten zu kümmern. Rückfragen zu Bestellungen und überflüssige Retouren werden vermieden, auch Mehrfachbestellungen und damit einhergehende Abfälle können durch eine hohe Datenqualität signifikant reduziert werden.

Intelligente Datenplattform schlägt EDI-Bestellungen

Digitalisierung und Automatisierung sind zwei Ziele, die alle Gesundheitsorganisationen erreichen wollen und zwangsläufig auch müssen, um ihre Kosten zu senken und gleichzeitig die Patientenversorgung sicherzustellen. Eine zentrale Plattform für die Stammdatenpflege ist dabei die wichtigste Komponente.

Von der Suche über die Verwaltung bis hin zur Verteilung in andere Systeme und Abteilungen – ein intelligenter Datenpool kann viel mehr als eine EDI-Verbindung, die es Krankenhäusern lediglich ermöglicht, ihre Transaktionen elektronisch abzuwickeln und weiterzuverarbeiten. Denn selbst wenn Kliniken von manuellen Fax-Bestellungen auf EDI-Prozesse umstellen, bleiben die grundsätzlichen Probleme bestehen: Fehlerhafte Stammdaten, falsche Preise, fehlende Klassifizierungen.

Apropos Klassifizierungen: Im Gesundheitswesen sind Branchenstandards wie ECLASS das wichtigste Werkzeug, um die Komplexität für Einkäufer sowie für das klinische Personal zu reduzieren. Konsequenterweise sollten diese Klassifizierungsmerkmale sowie Zertifikate und Gütesiegel für eine hohe Datenqualität auch im Datenpool berücksichtigt werden, um die Stammdatenqualität zu verbessern. Bestes Beispiel ist die Medical Device Regulation (MDR), die die gesetzliche Grundlage für die komplexen Anforderungen an medizinische Produkte in Europa darstellt und entsprechende Zertifikate hervorgebracht hat.

Suche, Verwaltung und Verteilung hochwertiger Artikeldaten mit einem zentralen Datenpool

Mit GHX Curate haben wir einen Datenpool entwickelt, der all diese Artikelinformationen abbildet und es Gesundheitsorganisationen ermöglicht, diese Daten an einem zentralen Ort zu suchen, zu verwalten und in ihre Systeme zu verteilen. Die Grundlage der Lösung bildet der GHX Masterkatalog, der mehr als 9 Millionen Artikel von mehr als 800 Lieferanten in ganz Europa enthält. Damit haben wir genau das geschaffen, das die Entscheider in deutschen Krankenhäusern lange vermisst haben: eine Single Source of Truth für hochwertige Daten und zusätzliche Artikelinformationen, die für die tägliche Arbeit im Krankenhaus essenziell sind.

Das Data Sourcing ist dabei allerdings nur eine Komponente, mindestens genauso wichtig ist eine effiziente Stammdatenpflege. Gesundheitsorganisationen können Artikel in unserem Datenpool nicht nur schnell und einfach finden, sondern die Daten auch effizient verwalten, mit zusätzlichen Artikelinformationen anreichern und sie dann in wenigen Schritten nahtlos in ihre Systeme verteilen. Intelligente Verfahren für das Mapping und Clearing der Daten stellen dabei sicher, dass die hochwertigen Daten und Artikelinformationen aus unserem Datenpool mit den Daten aus den Krankenhaus-Systemen abgeglichen, aktualisiert und zurückgespielt werden.

Erfahren Sie in meinem Blog-Beitrag zur Datensynchronisation im Gesundheitswesen, wie das in der Praxis aussehen kann.

Adrian Bedö

Product Manager Content Solutions