Beschaffung im Krankenhaus: "Empowerment" des Klinikpersonals für eine intuitive User Experience

• Regine Böhm-Gams, Director EU Product Management & Marketing

Einfache Suche, Filter-Funktionen, Kundenkonten – die Shopping-Riesen haben die Art und Weise, wie wir als Konsumenten einkaufen, grundlegend verändert. Gesundheitsorganisationen sollten sich ein Beispiel daran nehmen und die Beschaffung im Krankenhaus ähnlich einfach gestalten. Die Vorteile sind immens: Befähigen Kliniken ihre Bedarfsträger, Artikel über eine intuitive User Experience eigenständig zu bestellen und setzen sie dabei auch noch auf eine zentrale Plattform, profitieren nicht nur die Stationsmitarbeiter und die Einkäufer, sondern letztlich die gesamte Gesundheitsorganisation.

Digitale User Experience für eine intuitive Beschaffung im Krankenhaus

Obwohl ich das analoge Erlebnis beim Kaufen von Kleidung schätze und gerne noch zum Buch oder der Zeitung greife, liebe ich die Digitalisierung. Ganz einfach, weil sie mir Zeit spart und mein Leben insgesamt einfacher macht. Ein gutes Beispiel ist der Einkauf von Gebrauchsgütern. Anstatt in den Baumarkt zu fahren, können wir Produkte wie eine Bohrmaschine auch im Internet vergleichen, die Verfügbarkeit prüfen und auf Knopfdruck bestellen. Danach sehen wir, wann die Ware geliefert wird. Netter Nebeneffekt: Neben Zeit sparen wir durch Preisvergleiche und Bonussysteme für treue Kunden auch noch Geld.

Die erfolgreichsten Unternehmen haben für ihre Kunden eine digitale User Experience geschaffen, die nicht nur Maßstäbe für die Konkurrenz im B2C-Geschäft, sondern auch für den B2B-Commerce setzt. Es ist nur logisch, dass Bedarfsträger und operative Einkäufer in Unternehmen verzweifeln, wenn sie am Wochenende noch ganz einfach ihre Bohrmaschine bestellen konnten, am Montag aber wieder Kataloge wälzen und zum Telefonhörer greifen müssen, um Ware zu ordern. Und selbst wenn einzelne Kataloge digitalisiert sind, fehlt die Transparenz und Vergleichbarkeit, die uns Plattformen im Internet schon lange bieten.

Empowerment der Bedarfsträger für eigenständige Bestellungen

Besonders analog und entsprechend zeitintensiv geht es auch noch in deutschen Krankenhäusern zu. Klinische Fachkräfte als Bedarfsträger auf der Station arbeiten immer noch mit Hitlisten, die dann per Fax oder Hauspost an den Einkauf gehen. Der operative Einkäufer telefoniert daraufhin mit den Lieferanten oder verschickt einzelne Mails, um die gewünschten Artikel zu bestellen. Eine Bestellbestätigung gibt es in den wenigsten Fällen, ganz zu schweigen von der Information, wann die mitunter lebenswichtigen Bestellungen auch im Krankenhaus ankommen.

Es ist deshalb längst an der Zeit, die Beschaffung im Krankenhaus nicht nur zu dezentralisieren, sondern die Prozesse auch zu digitalisieren. Der Einkauf muss für die Bedarfsträger ähnlich intuitiv und zeitsparend gestaltet werden wie im B2C-Commerce. Klinische Fachkräfte und auch Ärzte sollten berechtigt und in der Lage sein, die Artikel zu bestellen, die sie benötigen – und zwar ganz genauso einfach und schnell, wie beim Online-Shopping zuhause. Die Kontrolle liegt aber weiterhin im Einkauf, der den Überblick behalten und zumindest für bestimmte Artikel seine Freigabe erteilen können sollte.

Das Zauberwort lautet "Empowerment", also die Befähigung der Bedarfsträger, die medizinischen Produkte und Verbrauchsmaterialien eigenständig zu bestellen. Um dabei eine intuitive User Experience zu schaffen, sollten Kliniken auf digitale Procurement-Lösungen setzen, die meiner Meinung nach zumindest drei wichtige Aspekte abbilden müssen, die wir von Amazon & Co. kennen.

1. Finden statt Suchen – intuitiv und geführt

Wie in einem Online-Shop sollten klinische Fachkräfte auch im Unternehmensumfeld verschiedene Möglichkeiten haben, die benötigten Artikel zu finden. Ein einfaches Suchfeld steht für die Eingabe von Artikelnamen, Artikelnummern oder Lieferantennamen, aber auch nach Stichworten zur Verfügung. Darüber hinaus können die Bedarfsträger durch die Nutzung von Filtern (nach Warengruppen, Lieferanten, Herstellern, Klassifikationen oder Artikeleigenschaften) durch die Sortimente navigieren. Es versteht sich von selbst, dass die Suchergebnisse nach Relevanz und Preis sortierbar sein sollten.

Besonders effizient und schnell wird das Finden von Artikeln, wenn der Einkauf das Sortiment für die Bedürfnisse des klinischen Fachpersonals vorab kuratiert. Dabei gilt: Entsprechende Bedarfsträger bekommen nur die für sie relevanten Artikel angezeigt. Auch vorkonfigurierte Artikellisten für spezifische Anwendungsfälle wie Standard-Operationen vereinfachen den Prozess und minimieren administrative Aufwände. Und klinische Fachkräfte, die ihre bevorzugten Artikel in digitalen Favoritenlisten speichern, müssen erst gar nicht suchen, sondern können direkt auf ihre ehemaligen "Hitlisten" zugreifen.

2. Optimale Daten – validiert und klassifiziert

Die großen B2C-Web-Shops sind so aufgesetzt, dass wir als Kunden alle nötigen Informationen für unsere Kaufentscheidung sofort zur Verfügung haben: Artikelstammdaten, Preisinformationen, Verfügbarkeit, Lieferzeit und Lieferkosten sowie Informationen darüber, wie nachhaltig der Artikel hergestellt wurde. Diese Informationen sind im professionellen Einkauf durch das klinische Fachpersonal nicht nur nötig, sie sind essenziell, um die Patientensicherheit zu gewährleisten. Nur was gut und detailliert beschrieben ist, kann auch gefunden und ohne Nachfragen und Reklamationen bestellt werden.

Deshalb ist es wichtig, dass neben den regulatorischen Anforderungen an die Datenqualität (z.B. im Bereich von Medizinprodukten) auch der Einkauf der Krankenhäuser den Lieferanten die Anforderungen an die Datenqualität klar kommuniziert. Die Procurement-Lösung sollte wiederum Funktionalitäten zur Validierung der Datenqualität bereithalten und als "Gatekeeper" fungieren, um die hohe Datenqualität zu gewährleisten. Besonders praktisch: Wird die Procurement-Lösung durch einen Dienstleister bereitgestellt, der die Daten anreichert (z.B. durch Klassifizierungen), wird die Datenqualität zusätzlich verbessert, sodass die Bedarfsträger auf der Station die benötigten Artikel noch schneller finden können.

3. Übersicht über den Bestellprozess – schnell und transparent

Wie in einem Online-Shop haben die Bedarfsträger natürlich auch in der Procurement-Lösung im Krankenhaus ihr Benutzerkonto. Dadurch behalten klinischen Fachkräfte oder Ärzte einen Überblick über ihre Anforderungen und Bestellungen, die sie oder die Kollegen aus ihrer oder anderen Abteilungen ausgelöst haben. Werden darüber hinaus die Informationen über den Bearbeitungs- und Lieferstatus in die Procurement-Lösung zurückgespielt, können klinische Fachkräfte und Ärzte in ihrem Benutzerkonto auf einen Blick sehen, wann bestellte Artikel ankommen und medizinische Eingriffe oder lebenswichtige Operationen entsprechend planen.

Die Einkaufsabteilungen wiederum haben Einsicht in die Bedarfsanforderungen, deren Workflows und Bestellungen. Als Administratoren können sie außerdem Ausnahmefälle oder Fehler bearbeiten und so die Bedarfsträger dabei unterstützen, die richtigen Artikel so schnell wie möglich zu bestellen.

Beschaffung im Krankenhaus: Business-Netzwerk vs. Einzelanbindungen

Neben der Dezentralisierung des Einkaufsprozesses und des "Empowerments" der Bedarfsträger durch eine Procurement-Lösung ist die digitale Anbindung an mehrere oder im Optimalfall alle Geschäftspartner von entscheidender Bedeutung. Über ein Business-Netzwerk wird nicht nur der Austausch von Artikel- und Preisinformationen sowie deren Verfügbarkeit und Lieferzeiten zwischen Lieferanten und Krankenhäusern sowie deren Dienstleistern ermöglicht. Auch das Versenden und Empfangen von Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen erfolgt über das Business-Netzwerk digital und automatisiert.

Nichts anderes machen übrigens auch Amazon & Co.: Die Shopping-Riesen stellen eine Plattform bereit, auf der Artikel von Tausenden Lieferanten gesucht, verglichen und bestellt werden können. Anstatt auf die Webseiten einzelner Anbieter zu gehen, finden Konsumenten im besten Falle alles, was sie suchen, an einem Ort mit einer einheitlichen User Experience.

Dieser Ansatz sollte auch im Gesundheitswesen umgesetzt werden. Denn: Mit digitalen Einzelanbindungen zu ihren Lieferanten setzen Krankenhäuser zwar auf den elektronischen Datenaustausch, das volle Potenzial von EDI-Prozessen entfaltet sich aber erst bei der Nutzung eines Business-Netzwerks, das wirklich allen Marktteilnehmern mit einer Anbindung ermöglicht, ihre Geschäfte miteinander abzuwickeln. Lieferanten erreichen neue Kunden, Krankenhäuser können bei der Suche und der Bestellung auf die Artikel von Hunderten Lieferanten zugreifen.

Die GHX Plattform: Artikelsuche und Beschaffung von Artikeln aus einer Hand

Bei GHX haben wir in den vergangenen Jahren genau das gemacht: ein zentrales, extra auf das Gesundheitswesen zugeschnittenes Business-Netzwerk mit einer dazugehörigen Plattform entwickelt, über die Krankenhäuser mittlerweile Zugriff auf 90% aller medizinischen Produkte und Verbrauchsgüter in Europa erhalten. Und das Beste: Weil wir die Artikelinformationen von den mehr als 350 angeschlossenen Lieferanten prüfen, validieren und auch anreichern, profitieren Gesundheitsorganisationen von einer in diesem Markt einzigartigen Datenqualität. Damit legen sie die Grundlage für fehlerfreie, nachbearbeitungsfreie Bestellungen, die mit unserer Lösung für den Einkauf so einfach wird wie Online-Shopping bei den großen B2C-Unternehmen.

GHX Procure bietet den Anwendern im Krankenhaus eine intuitive Suchfunktion und erlaubt dem klinischen Fachpersonal, Artikel aus genehmigten Katalogen zu finden und zum Warenkorb hinzuzufügen. Mit einem Klick geht die Anfrage an die Genehmiger, die genauso schnell ihre Freigabe geben können. Und Preisnachlässe, die sich Klinken durch die Anbindung an eine der großen Einkaufsgemeinschaften gesichert haben, sind in unserer cloudbasierten Lösung ebenfalls berücksichtigt.

Die Belegschaft in den Krankenhäusern spart dadurch nicht nur Zeit, die Verantwortlichen erhalten auch einen besseren Überblick über ihre Ausgaben, die sie besser verwalten können. Damit profitieren am Ende alle Beteiligten: Kliniken senken ihre Ausgaben, ihre Einkäufer freuen sich über effizientere Prozesse und die Fachkräfte auf der Station gewinnen Zeit, die sie den Patienten widmen können.

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Regine Böhm-Gams

Director EU Product Management & Marketing