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Artikelsuche im Krankenhaus: Warum es Zeit für eine zentrale, digitale Lösung ist
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Adrian Bedö, Product Manager Content Solutions
Die Artikelsuche in deutschen Krankenhäusern ist noch immer stark von manuellen Prozessen geprägt. Obwohl viele Lieferanten ihre Kataloge mittlerweile digitalisiert haben, kostet die Suche nach und der Vergleich von medizinischen Produkten viel Zeit. Kliniken sollten deshalb auf eine zentrale Lösung für die Artikelsuche setzen – und dabei das Thema Datenqualität nicht vergessen.
Der Status Quo: Manuelle Prozesse sind zeitintensiv und fehleranfällig
Zugegeben, ich arbeite noch nicht so lange nicht in der Gesundheitsbranche, umso mehr hat es mich überrascht, wie sehr der Alltag in deutschen Krankenhäusern noch immer von manuellen Prozessen geprägt ist. Von einer digitalen Patientenakte sind die meisten Kliniken weit entfernt, auch bei der Beschaffung setzen viele Gesundheitsorganisationen noch immer auf das Fax-Gerät oder greifen zum Telefonhörer, um ihre Bestellungen aufzugeben.
Für mich lag kurz nach meinem Start in einer für mich neuen Branche deshalb eine Frage auf der Hand: Wenn schon die Beschaffung manuell geprägt ist, was müssen Einkäufer und Stationsmitarbeiter dann erst tun, um die richtigen Artikel so schnell und einfach wie möglich zu finden?
Vieles. Zu viel. Das waren meine ersten Gedanken, als ich mich mit Kollegen und Verantwortlichen in deutschen Krankenhäusern ausgetauscht habe, um Antworten auf meine Frage zu bekommen. Denn Einkäufer und klinische Fachkräfte wälzen teilweise noch immer klassische Lieferantenkataloge, um die benötigten Artikel zu finden. Produktinformationen wie Artikelnummer oder Verpackungseinheit werden nach einer aufwendigen Suche und dem Vergleich von alternativen Artikeln dann abgetippt, manchmal sogar handschriftlich in Listen eingetragen, bevor sie per Hauspost an den Einkauf gehen.
Es dürfte niemanden verwundern, dass diese manuellen Prozesse nicht nur unglaublich viel Zeit kosten, sondern auch sehr fehleranfällig sind.
Der Hintergrund: Digitale Lieferantenkataloge – aus unterschiedlichen Quellen
Das haben natürlich auch die Lieferanten erkannt, die sich oftmals mit fehlerhaften Bestellungen und Retouren rumärgern müssen, weil die Artikeldaten in den Bestellungen der Krankenhäuser nicht stimmen. Die logische Reaktion, die Kataloge zu digitalisieren, um die Artikelsuche zu vereinfachen, verringert zwar den Aufwand für die Gesundheitsorganisationen, löst aber nicht das grundsätzliche Problem der Branche: Es fehlt eine zentrale Datenplattform, auf der im besten Fall die Artikeldaten aller Lieferanten und Hersteller von medizinischen Produkten verfügbar sind.
Stattdessen durchsuchen Einkäufer und klinische Fachkräfte oft mehrere unabhängige Quellen der einzelnen Lieferanten nach den richtigen Produkten. Das macht den Vergleich natürlich mühsam. Die Konsequenz: Trotz digitaler Lösungen kostet die Artikelsuche noch immer viel Zeit, die im Gesundheitswesen traditionell rar gesegnet ist. Das führt einerseits zur Frustration bei den Mitarbeitern, andererseits leidet unter diesen manuellen und damit noch immer ineffizienten Prozessen auch die Patientenversorgung.
Die Zukunft: Eine zentrale Lösung für eine schnelle und einfache Artikelsuche
Es ist deshalb längst an der Zeit für eine zentrale, digitale Lösung für die Artikelsuche im Gesundheitswesen. Einkäufern und klinischen Fachkräften sollte es so einfach wie möglich gemacht werden, die richtigen Produkte an einem Ort zu finden und dort mit Alternativen zu vergleichen. Dabei ist es ungemein wichtig, dass die Daten nicht nur an einem Ort zusammengeführt werden, sondern auch eine hohe Datenqualität aufweisen. Nur so haben die Mitarbeiter einer Klinik die Gewissheit, dass die Artikeldaten und Produktinformationen auch wirklich korrekt sind.
Und das ist im Gesundheitswesen viel schwieriger als in anderen Branchen. Der Grund dafür sind die hohen Anforderungen an Medizinprodukte, die viele Artikelinformationen erfordern, die in anderen Industrien nicht gefragt sind. Besonders Klassifizierungsattribute, Warengruppen und logistische Informationen (bspw. GTINs nach dem GS1-Standard) aber auch Zertifikate, die die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen (Eudamed-Informationen oder MDR-Zertifikate) dokumentieren, sind für Krankenhäuser bei der Artikelsuche von zentraler Bedeutung. All diese Produktinformationen können den Anwendern nämlich helfen, die benötigten Artikel schneller zu finden.
Die Grundlage: Eine Single Source of Truth mit hochwertigen Artikeldaten
Voraussetzung ist natürlich, dass die Artikeldaten und zusätzliche Artikelinformationen in der zentralen Lösung für die Artikelsuche auch abgebildet werden. Und dass diese Daten vollständig und richtig sind. Denn bei der Artikelsuche geht es auch um Vertrauen. Einkäufer und Stationsmitarbeiter sollten sich darauf verlassen können, dass sie neben der zentralen Lösung keine anderen Quellen durchsuchen müssen, um die besten Produkte zum besten Preis zu finden.
Wenn Sie so wollen, benötigen Krankenhäuser eine Quelle der Wahrheit, also eine Single Source of Truth für hochwertige Produkt- und Preisdaten. Das Thema Datenqualität spielt dabei eine wichtige Rolle, schließlich bilden saubere und angereicherte Artikeldaten die Grundlage für die Procure-to-Pay-Prozesse. Eine hohe Datenqualität zahlt sich am Ende aus: Gesundheitsorganisationen verringern so nicht nur Rückfragen zu Bestellungen und vermeiden überflüssige Retouren, sondern verbessern auch die Patientenversorgung, da die richtigen Produkte zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert werden.