Zorginstellingen beschikken over steeds meer productdata, maar missen toch overzicht. GHX pakt dit aan met de Golden Record en een Closed Loop-aanpak die datakwaliteit bewaakt van het eerste artikel tot de goedgekeurde factuur.
Miljoenen producten, tientallen bronnen, en één ziekenhuis dat gewoon wil weten wat het kan bestellen en tegen welke prijs. Logisch toch? Toch is dit voor veel zorginstellingen dagelijkse realiteit. Niet omdat er te weinig data is, maar omdat er te veel is. Leverancierscatalogi, GS1 DataSource, EUDAMED: zonder structuur weet niemand meer welke versie klopt, welk record leidend is, en wat er überhaupt in het ERP thuishoort. Intussen lossen inkoop, logistiek en finance dagelijks problemen op die eigenlijk nooit hadden mogen ontstaan.
GHX pakt dit anders aan. Niet met een nieuw product, maar met een fundamenteel andere kijk op hoe data in de zorgketen beheerd moet worden. Van een platform dat transacties doorgeeft, naar een partner die de datakwaliteit bewaakt van het eerste artikel tot de laatste factuur.
Eén waarheid: de Golden Record
Vraag aan drie partijen wat het juiste productnummer is, en je krijgt drie verschillende antwoorden. De leverancier heeft zijn eigen code, GS1 een andere, en intern hanteert het ziekenhuis er ook nog eentje. Hetzelfde product staat soms tien keer opgeslagen. Dat leidt tot dubbel werk, fouten en afwijkingen die je pas ontdekt als het al te laat is, soms pas bij de factuur.
GHX lost dit op met de Golden Record via een All Source Database. Alle bronnen komen samen in één gevalideerde, verrijkte productdatabase. Elk product krijgt één uniek record. Jij filtert daar als ziekenhuis zelf uit wat relevant is: jouw leveranciers, jouw productgroepen, jouw assortiment, jouw contracten. Scherp afgebakend, zodat alleen de producten die er voor jou toe doen je systemen bereiken.
Maar afbakenen alleen is niet genoeg. Leveranciersdata spreekt zelden dezelfde taal als jouw ERP of ander ziekenhuissysteem. Daarom biedt GHX de mogelijkheid om mappings in te richten tussen de data van de leverancier en de codes, eenheden en velden die jouw systemen begrijpen. Zo bepaal jij volledig wat er binnenkomt, in welk formaat, en onder welke voorwaarden. Geen ruwe leveranciersdata die je systeem in stroomt, maar vertaalde, gevalideerde informatie die direct bruikbaar is.
Niet eenmalig controleren, maar continu bewaken
Een catalogus inladen en verder vergeten. Het gebeurt vaker dan je denkt, en het is precies de reden waarom fouten pas laat in het proces opduiken, soms pas als een factuur geblokkeerd wordt en niemand meer weet waar het misging.
De Closed Loop-aanpak van GHX werkt anders. Elk bericht in de bestelketen is een controlepunt. Bij de bestelling wordt de data gevalideerd tegen de Golden Record. Bij de orderbevestiging wordt gecontroleerd of de eenheid nog klopt. De pakbon en factuur volgen hetzelfde principe: klopt de prijs met het contract, wijkt de hoeveelheid af? Elke stap controleert de vorige. Afwijkingen worden direct opgepikt, teruggekoppeld en gecorrigeerd, in de keten zelf, niet drie weken later op de crediteurenadministratie.
Jij bepaalt de regels, GHX bewaakt ze
Een systeem dat alles automatisch doorvoert is eng. Een systeem dat alles blokkeert totdat een mens het heeft goedgekeurd werkt ook niet. De oplossing zit in het midden.
Met configureerbare goedkeuringsflows bepaal jij wat er met elke wijziging gebeurt. Een update van het brutogewicht? Automatisch doorgevoerd. Een prijswijziging of aanpassing van de verpakkingseenheid? Eerst ter goedkeuring bij de inkoper of catalogusbeheerder. Verdwijnt een product uit de catalogus, dan krijg je automatisch de vraag of je een alternatief wilt. Nieuwe producten worden standaard geblokkeerd totdat ze goedgekeurd zijn, zodat er niets ongecontroleerd je assortiment instroomt.
Minder blussen, meer sturen
Inkoop hoeft geen wijzigingen meer over te typen. Logistiek hoeft niet meer te zoeken waar de afwijking zit. Finance lost geen factuurblokkades meer op die voorkomen hadden kunnen worden. De werkwijze verschuift van alles zelf controleren naar sturen op uitzonderingen. Jij bepaalt welke data je systemen bereikt, in welk formaat, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Van het eerste artikel tot de goedgekeurde factuur.
Meer weten? Neem contact op via operations.nl@ghxeurope.com.