Vier keer per jaar ontvangt u van GHX een update. En elke keer lichten wij een functionaliteit, feature of product van GHX uit. Niet alleen om toe te lichten wat er nieuw is, maar ook om features die al langer bestaan extra onder de aandacht te brengen.
Deze keer willen wij het graag hebben over de Vrije Tekst Aanvragen.
Wat zijn VTA’s?
Niet elke bestelling gaat via de catalogus. Regelmatig worden er handmatig bestellingen ingevoerd: de zogenaamde Vrije Tekst Aanvraag, ofwel de VTA. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een artikel niet in de catalogus staat, niet gevonden wordt, wanneer de aanvrager niet weet dat het artikel wel degelijk beschikbaar is, of wanneer er simpelweg niet gezocht is.
VTA’s kosten tijd. De aanvrager moet handmatig gegevens invoeren, de inkoopafdeling moet uitzoeken wat er precies bedoeld wordt, en vaak volgt er nog afstemming met de leverancier. Uit eigen onderzoek blijkt dat een VTA gemiddeld 15 tot 30 minuten verwerkingstijd kost. Stel dat een ziekenhuis 1.000 VTA’s per jaar heeft — dan betekent dat al snel 300 uur aan verwerkingstijd.
Inzicht en reductie
GHX kan u helpen inzicht te krijgen in uw VTA-percentage, en vooral: waar de oorzaken liggen. Hoeveel VTA-bestellingen zijn er ten opzichte van voorgaande jaren? Welke producten worden vaak als VTA besteld terwijl ze gewoon in de catalogus staan?
Bij klanten waar wij dit proces hebben doorlopen, hebben we een reductie van meer dan 60% weten te realiseren. Over de resterende VTA’s geven wij inzicht in de oorzaken, zodat u gericht kunt blijven werken aan verdere verbetering.
Impact op spendanalyse
Daarnaast maken VTA’s het lastig om een betrouwbare spendanalyse te maken. Wanneer bestellingen niet via de catalogus gaan, ontbreekt de gestructureerde data. Minder VTA’s betekent: betere spendanalyses, meer grip op uw uitgaven en minder inkopen buiten contract.
Minder VTA’s betekent minder handwerk, kortere doorlooptijden en betere data. En dat begint met inzicht. Minder handwerk is tijdwinst — en tijd is in de zorgsector schaars en kostbaar.
Wilt u weten hoe uw organisatie ervoor staat? Neem contact op via operations.nl@ghxeurope.com.