Datenmanagement im Krankenhaus: Stolpersteine auf dem Weg zu sauberen Daten für eine optimierte Supply Chain

• Adrian Bedö, Product Manager Content Solutions

Sammeln, sichern, analysieren, anreichern – das Datenmanagement im Gesundheitswesen ist weitaus komplexer als in anderen Branchen. Eine hohe Datenqualität bildet zwar den Grundstein für eine effiziente Supply Chain, der Weg dahin ist mitunter aber steinig. Welche Stolpersteine sollten Verantwortliche in Krankenhäusern beachten? Wie lassen sich die Herausforderungen angehen? Und was hat das Ganze mit Öl zu tun?

Datenmanagement im Zuge der "digitalen Revolution"

Wahrscheinlich habe ich als Verantwortlicher im Product Management eine besondere Sichtweise auf Daten und deren Nutzung, aber das Potenzial qualitativ hochwertiger Daten ist mittlerweile unbestritten. In Gesprächen mit Kunden ziehe ich gerne ein Zitat heran, das seinen Ursprung in einem Economist-Artikel hat, der 2017 veröffentlicht wurde: "The world’s most valuable resource is no longer oil, but data."

In dem Beitrag ging es damals um führende Tech-Giganten wie Google, Facebook, Amazon & Co. und deren Monopolstellung beim Datenmanagement, heutzutage wird das Zitat gerne auf die Wertigkeit heruntergebrochen. Daten bedeuten Macht oder schlichtweg einen Wettbewerbsvorteil. Doch hier hören die Parallelen zum Öl nicht auf. Blicken wir auf den Prozess der Datennutzung: Genau wie im Zuge der industriellen Revolution das Öl zunächst geortet und gefördert werden musste, bevor es zur weiteren Verarbeitung zugeführt wurde, ist es im 21. Jahrhundert auch bei Daten, die wir sammeln, sichern, validieren und anreichern müssen, um sie im Zuge der "digitalen Revolution" bestmöglich zu nutzen.

Saubere Daten als Motor für eine optimierte Supply Chain

Eine hohe Datenqualität ist auch im Gesundheitswesen das Öl oder anders ausgedrückt der Motor für einen Wettbewerbsvorteil, der sich in einer optimierten Supply Chain widerspiegelt. Bevor Krankenhäuser und andere Gesundheitsorganisationen digitale Lösungen für das Beschaffungs- oder Bestandsmanagement einführen, müssen sie das Datenmanagement richtig aufsetzen – denn ohne Öl, in unserem Fall saubere Daten, wird die Maschinerie nicht laufen.

Laut einer Studie von Aruba ist der Bedarf an Daten im Gesundheitswesen angekommen, spätestens mit der Pandemie. Rund drei Viertel der IT-Verantwortlichen in der Branche versuchen sich sogar schon an Anwendungen aus den Bereichen Künstlicher Intelligenz (KI), Internet der Dinge (IoT) und maschinelles Lernen. Das Problem: Viele der Befragten können die generierten Daten nicht verarbeiten. Die Daten sind da, das Datenmanagement wird für viele Krankenhäuser aber zu einem Stolperstein.

Herausforderungen des Datenmanagements im Gesundheitswesen

Für mich ist das nicht überraschend, denn das Datenmanagement gestaltet sich in keiner Branche so herausfordernd wie im Gesundheitswesen. Mit Blick auf die Zusammenarbeit mit Herstellern und Lieferanten von medizinischen Produkten, die zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen müssen, stehen Krankenhäuser vor vier großen Herausforderungen:

1. Fehlen einer Single Source of Truth für das Datenmanagement

Krankenhäuser arbeiten traditionell mit mehreren Herstellern und Lieferanten zusammen, die ihre Produktkataloge in eigenen Systemen zur Verfügung stellen. Dem klinischen Personal fehlt deshalb meistens ein zentraler Zugang zu den Artikelinformationen. Damit ist es schier unmöglich, komplexe Produktdaten einfach und intuitiv auf dem aktuellen Stand zu halten.

2. Aufwendige Suche nach und Verwaltung von hochwertigen, kuratierten Produktdaten

Als Konsequenz einer fehlenden Datenplattform, die alle Produktinformationen bündelt, verbringen die Pflegekräfte viel zu viel Zeit mit der Suche der Daten. Anstatt sich auf ihre klinischen Aufgaben zu konzentrieren, müssen sich die Mitarbeiter oft mehrere Stunden pro Woche um das Datenmanagement kümmern. Artikelnummern im Kliniksystem stimmen nicht mit denen im Lieferantensystem überein, Verpackungsstufen sind falsch dokumentiert, GTINs oder Klassifizierungsmerkmale fehlen, Herstellerangaben oder Artikelinformationen sind unvollständig – die Liste an Aufgaben zur Verwaltung der Daten ist lang.

3. Manuelle Prozesse und Medienbrüche innerhalb der Organisation

Der Umstand, dass gleich mehrere Systeme zum Datenmanagement genutzt werden, führt zwangsläufig zu manuellen Prozessen. Weil das Übertragen der Daten in eine andere Anwendung häufig durch Abtippen der Artikelinformationen geschieht, schleichen sich Fehler in die Stammdaten ein – mit weitreichenden Folgen für die Organisation. Weil die Systeme nicht miteinander vernetzt sind, lassen sich die Artikelinformationen nicht in die ERP-Systeme verteilen. Diese Medienbrüche führen zu ineffizienten Purchase-to-Pay-Prozessen, die wiederum falsche Bestellungen und Rechnungen zur Folge haben. Die Konsequenz: Manuelle Fehlersuche, Mehraufwand für das Klinikpersonal und im Umkehrschluss eine schlechtere Patientenversorgung.

4. Einhaltung von Normen und globalen Standards

Die Anforderungen an globale Standards im Gesundheitswesen sind immens. In vielen Datenbanken fehlen die gängigen Klassifizierungsmerkmale (bspw. ECLASS), sodass Klinikfachkräfte (zu) viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Produkten verbringen. Eine weitere Herausforderung sind die komplexen gesetzlichen Vorschriften, die von den Lieferanten eingehalten werden müssen. Die neue Medizinprodukteverordnung (MDR = Medical Device Regulation) oder die Europäische Datenbank für Medizinprodukte (EUDAMED) sind für Krankenhäuser zwei der wichtigsten Quellen, um die Sicherheit von Medizinprodukten zu verifizieren. Es versteht sich von selbst, dass entsprechende Zertifikate in einer zentralen Datenbank abgebildet werden sollten – und doch ist es leider in nur wenigen Kliniken auch der Fall.

Datenpflege im Gesundheitswesen muss nicht zwangsläufig komplex sein

Sie merken, beim Datenmanagement im Gesundheitswesen warten viele Hürden, die die meisten Kliniken nicht mal eben im Vorbeigehen nehmen können. Die Stolpersteine, um ihre Daten wirklich zum Motor für eine optimierte Supply Chain zu nutzen, können Krankenhäuser nur mit einem starken Partner aus dem Weg räumen.

Wir bei GHX haben mit unserem GHX Masterkatalog eine verlässliche Quelle für saubere und angereicherte Produktdaten geschaffen, die die Basis für unsere intelligente Lösung für das Data Sourcing und die Verwaltung von Produktdaten bildet, um Kliniken und anderen Gesundheitsorganisationen die Suche der Artikelinformationen so einfach wie möglich zu machen.

Auf die neuen Anforderungen an Gesundheitsorganisationen, die mit der Medical Device Regulation einhergehen, haben wir ebenfalls reagiert, indem wir das GHX Katalogformat weiterentwickelt haben. Die Anpassungen des Templates, das in der Branche als führender Standard gilt, umfassen nicht nur neue Attribute wie EUDAMED-Informationen, sondern berücksichtigen in Zukunft auch die Regelwerke und Standards nach COVIN.

Die Folge: Indem Lieferanten und Hersteller ihre Artikelinformationen künftig über das neue GHX Katalogformat V5.2 bereitstellen, wird die Datenqualität im Gesundheitswesen verbessert und damit die Grundlage für effizientere Supply-Chain-Prozesse gelegt. Die Akteure senken so nicht nur ihre Prozesskosten, sondern tragen durch die Bereitstellung sauberer und vollständiger Daten auch dazu bei, eine kostengünstige und gleichzeitig hochwertige Gesundheitsversorgung zu erreichen.

Adrian Bedö

Product Manager Content Solutions