Fachkräftemangel im Gesundheitswesen: Wie Lieferanten das Problem zum Wettbewerbsvorteil umkehren

• Jérôme Lukas, Strategic Account Manager

Der Fachkräftemangel macht auch vor dem Gesundheitswesen keinen Halt, allerdings bietet sich für Hersteller und Lieferanten die Chance, das Problem zu einem Wettbewerbsvorteil umzukehren. Schlüssel zum Erfolg sind automatisierte Prozesse, die gleich mehrere Vorteile mit sich bringen – vom verbesserten Cashflow über höhere Kundenzufriedenheit bis hin zum einfacheren Recruitment von talentierten Arbeitnehmern.

Fachkräftemangel im Gesundheitswesen - Zahlen und Fakten

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass Deutschland die Fachkräfte ausgehen. Besonders schlimm trifft der Fachkräftemangel das Gesundheitswesen, allen voran Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Laut einer Studie von PwC könnten bis 2035 etwa 1,8 Millionen der offenen Stellen wegen des Mangels an qualifiziertem Personal nicht mehr besetzt werden – ein personeller Engpass von sage und schreibe 35 Prozent.

Auf der Seite der Hersteller und Lieferanten von medizinischen Produkten sehen die Zahlen noch nicht so schlimm aus, doch auch hier geht der Trend in die gleiche Richtung: Offene Stellen, wohin das Auge reicht, Bewerbungen sind dagegen rar gesät. Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen ist damit nicht nur ein Problem der Pflege und Patientenversorgung, sondern auch der wegen COVID und Ukraine-Krieg ohnehin schon angeschlagenen Lieferketten.

Reaktive Kundenpflege statt proaktiver Entwicklung von Kundenbeziehungen

Geht man dem Grund für den Fachkräftemangel internationaler Lieferanten auf der Spur, gibt es allerdings auch eine gute Nachricht: Das Problem lässt sich mehr oder weniger einfach lösen. Denn während die Löhne in Kliniken und Pflegeberufen traditionell niedrig sind, die Arbeitsbelastung aber höher und höher wird, ist der Fachkräftemangel auf der anderen Seite der Lieferketten überwiegend ein strukturelles Problem. Und das drückt sich in den Aufgaben vieler Angestellten aus: Anstatt sich wirklich um den Auf- und Ausbau von starken Kundenbeziehungen zu kümmern, verbringen die Mitarbeiter von Lieferanten viel zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben, die neben Nerven auch viel Geld kosten.

Eine Studie von internationalen Lieferanten um C.R. Bard, Baxter, Johnson & Johnson und Boston Scientific hat bereits 2011 ermittelt, dass Unternehmen monatlich 157 Stunden investieren müssen, um gerade einmal 16 Kundenanfragen zu bearbeiten. Dazu gehören Kataloganpassungen als Reaktion auf Kundenanfragen, die Korrektur oder Klärung von Fehlbestellungen oder die Bearbeitung von Preisanfragen und Streitigkeiten bei Rechnungsposten.

Das Problem an der Geschichte ist, dass die Anfragen nicht weniger werden, sondern seitdem exponentiell steigen, wie mir meine Gesprächspartner in den letzten Monaten erzählt haben. Der Tenor: Anstatt proaktiv dafür zu sorgen, dass ihre Kunden stets auf aktuelle Katalogdaten zugreifen können, bleibt Lieferanten und Hersteller von medizinischen Produkten oft nichts anderes übrig, als auf Kundenanfragen zu reagieren. Es fehlt schlichtweg an der Zeit und dem Personal, die Anfragen in den Griff zu bekommen und nachhaltige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Automatisierte Prozesse fördern kontaktlose Bestellungen

Wie bereits oben angerissen, ist der Fachkräftemangel hier ebenso spürbar, allerdings ist die Lösung des Problems weitaus einfacher als im Falle von Gesundheitsorganisationen. Schlüssel zum Erfolg sind automatisierte Prozesse, die im besten Falle die komplette Lieferkette transformieren – vom Katalogmanagement über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung. Damit schärfen Lieferanten nicht nur die eigenen Prozesse, sie optimieren gleichzeitig auch die Kommunikation mit ihren Kunden.

Gesundheitsorganisationen wollen und können nicht mehr Stunden oder Tage warten, um eine Bestellbestätigung zu erhalten, sondern brauchen diese Information innerhalb von Minuten. Manuelle Prozesse sind diesen Anforderungen nicht mehr gewachsen, weil sie einerseits zu langsam, andererseits aber vor allem auch viel zu fehleranfällig sind. Daraus resultierende Rückfragen oder notwendigen Korrekturen von Rechnungen sind nur zwei Folgen, auf die Unternehmen gut und gerne verzichten können.

Ihr Hauptinteresse sollte deshalb darin bestehen, den gesamten Order-to-Cash-Zyklus kontaktlos abzuwickeln. Lieferanten müssen Gesundheitsorganisationen in die Lage versetzen, medizinische Produkte digital zu finden und zu bestellen, Transaktionsdokumente online einzusehen und Rechnungen über eine zentrale Plattform zu erhalten. Dieses digitale Kundenerlebnis stärkt die Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern, indem es Prozesse optimiert, Transparenz schafft und die manuellen Tätigkeiten in dem Maße reduziert, dass sich die Angestellten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Digitale Rechnungsstellung entlastet Kreditorenbuchhaltung

Und damit wären wir wieder beim Fachkräftemangel, dem Lieferanten durch die digitale Transformation den Kampf ansagen. Um die besten Talente zu finden und an sich zu binden, sollten flexible Arbeitsbedingungen geschaffen werden, die es Arbeitnehmern ermöglicht, ortsunabhängig zu arbeiten. Setzen Unternehmen auf digitale Lösungen, werden sie diesen Anforderungen gerecht und machen sich für Bewerber attraktiver als die Konkurrenz.

Bestes Beispiel ist die digitale Rechnungsstellung. Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung müssen beim Einsatz von intelligenten Lösungen nicht mehr vor Ort sein, um Rechnungen in Papierform entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die digitale Verarbeitung läuft stattdessen automatisiert im Hintergrund ab und ist damit wesentlich schneller als bei menschlichem Eingreifen. Nette Nebeneffekte: Zahlungen gehen schneller ein, der Cashflow wird verbessert, das Betriebskapital kann anderweitig eingesetzt werden.

Heben Sie Ihre Kundenbeziehungen auf ein neues Level

Und die Moral von der Geschichte? Ganz einfach: Die digitale Transformation bzw. die damit einhergehende Prozessoptimierung kann für Lieferanten meiner Meinung nach ein, wenn nicht gar das schlagkräftigste Argument im Bewerbungsprozess sein. Arbeitnehmer wollen schon lange keine Kundenanfragen mehr abarbeiten, sondern nachhaltige Kundenbeziehungen gestalten – ein verständlicher Wunsch, den Lieferanten mit manuellen Prozessen niemals nachkommen können.

Durch den gezielten Einsatz von intelligenten Lösungen ebnen Lieferanten stattdessen den Weg für ein digitales Kundenerlebnis, ganz nebenbei werden sie aber auch zum bevorzugten Arbeitgeber. Und zwar für die Talente, die Ihre Kundenbeziehungen nicht nur pflegen, sondern diese proaktiv auf ein neues Level heben wollen. Das ist genau das, was sich Unternehmen wünschen, um sich mittelfristig einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und langfristig erfolgreich zu sein.

Jérôme Lukas

Strategic Account Manager