Einkauf im Krankenhaus: Wie das Gesundheitswesen dem Kostendruck trotzen kann

• Dr. Christoph Luz, Geschäftsführer

Entscheider in deutschen Kliniken sehen ihre Organisationen vor einer düsteren Zukunft. Um dem Kostendruck im Gesundheitswesen zu trotzen, müssen sich Krankenhäuser besser früher als später neu ausrichten. Dabei sollten sie mit dem Bereich anfangen, in dem wahrscheinlich das größte Einsparpotenzial liegt: dem Einkauf im Krankenhaus. Welche Punkte gilt es bei der Ausarbeitung einer neuen Procurement-Strategie zu beachten? Und wie schaffen die Entscheider nahtlose Prozesse, um Zeit und Geld zu sparen?

Dramatischer Kostendruck in deutschen Krankenhäusern

Es ist kein Geheimnis, dass die finanzielle Situation in Krankenhäusern alles andere als rosig ist. Wie dramatisch es um die Kliniken wirklich steht, zeigt die aktuelle Roland Berger-Studie. Demnach schrieben 49% aller deutschen Krankenhäuser im Jahr 2020 rote Zahlen. Und es kommt noch schlimmer: Fast alle Organisationen – sowohl privat als auch in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft – erwarten in den kommenden fünf Jahren eine Verschlechterung ihrer wirtschaftlichen Situation (83 Prozent).

Es steht außer Frage, dass das gesamte Gesundheitswesen unter einem enormen Kostendruck steht. In dieser prekären Situation kommt vor allem dem Einkauf im Krankenhaus eine zentrale Bedeutung zu, schließlich ist die Beschaffung – insbesondere die indirekten Prozesskosten – die zentrale Stellschraube, um Kosten einzusparen. Im letzten Jahr haben die rund 2.000 Kliniken in Deutschland allein für medizinische Verbrauchsmaterialien sage und schreibe 18 Milliarden Euro ausgegeben – Tendenz steigend.

Obwohl diese Zahlen schwindelerregend sind, geht es schon lange nicht mehr nur darum, die medizinischen Geräte und Verbrauchsgüter zum günstigsten Preis zu beschaffen. Vielmehr ist eine langfristige Perspektive einzunehmen. Weil nicht mehr nur die direkten, sondern auch die indirekten Kosten mit in die Betrachtung einfließen sollen, ist der Einkauf im Krankenhaus in den vergangenen Jahren immer mehr zu einer Strategiefrage geworden. Der Preis ist nur die eine Kehrseite der Medaille – für eine optimierte Supply Chain und damit einhergehende Kosteneinsparungen wichtiger ist mittlerweile aber der Wert eines Produkts.

Vier-Punkte-Plan für die Neuausrichtung des Einkaufs im Krankenhaus

Und genau deshalb liegt hier ein enormes Potenzial. Durch die Ausarbeitung und Umsetzung einer guten Procurement-Strategie legen Krankenhäuser die Grundlage für eine optimierte Lieferkette und können so gleichzeitig auch in der nachgelagerten Supply Chain signifikante Einsparungen erzielen.  Der Grund: Mit einer ausgereiften Strategie – im besten Fall einer wertorientierten Beschaffung – kaufen Kliniken nicht nur Produkte zum besten Preis ein, sie entlasten auch das Pflegepersonal, das sich wieder primär um die Patienten kümmern kann.

Natürlich ist eine Procurement-Strategie von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten der IT-Infrastruktur abhängig, grundsätzlich sollten Kliniken aber folgende Überlegungen in die Neuausrichtung der Beschaffung einfließen lassen, um ihre Lieferkette zu optimieren und nachhaltig zu wirtschaften.

1. Digitale Lösungen statt manueller Prozesse

In manchen Branchen ist es kaum vorstellbar, im Gesundheitswesen aber die traurige Wahrheit: Ein großer Teil der deutschen Klinken setzt noch immer auf Fax- und E-Mail-Bestellungen. Die manuellen Prozesse dahinter binden nicht nur unnötig viele Ressourcen, sie sind auch anfällig für Fehler. Im Extremfall füllt der Stationsmitarbeiter seine Hitliste handschriftlich aus, schickt diese per Hauspost an den Einkäufer, der die Eingaben prüfen und bei Rückfragen zum Telefonhörer greifen muss, bevor er die Daten manuell in das Warenwirtschafts- oder das Krankenhaus-Informationssystem einpflegt.

Natürlich schleichen sich bei der Datenflut aus Artikelnummern, Produktbezeichnungen, Verpackungsstufen, EAN oder GTINs immer wieder Fehler ein – Fehler, die sich mit digitalen Lösungen für den Einkauf im Krankenhaus aber ganz einfach vermeiden lassen. Setzen Kliniken beim Procurement auf eine intuitive, webbasierte Lösung, die die ausgehandelten Lieferanten-Kataloge mit validierten Produktdaten enthält, profitieren sowohl die Anwender als auch die Organisationen. Der Besteller spart Zeit, das Krankenhaus indirekte Kosten, die durch Fehlbestellungen entstehen.

2. Vernetzung der Systeme statt Silos zwischen den Abteilungen

Eine E-Procurement-Lösung allein ist schon mit immensen Vorteilen verbunden, noch effizienter lassen sich die nachgelagerten Prozesse allerdings gestalten, wenn die Lösung mit anderen Systemen verbunden wird. Dazu gehören Lösungen für das Katalogmanagement, aber vor allem auch mit dem Materialwirtschaftssystem des Krankenhauses. Durch einen nahtlosen Datenfluss gewinnen die verschiedenen Abteilungen tiefgehende Einblicke in Daten, die eine Grundlage für optimierte Management-Entscheidungen darstellen.

Bestes Beispiel ist die Sachkostensteuerung oder das Verbrauchscontrolling. Vielleicht bestellt der Einkäufer zum besten Preis ein Produkt, das allerdings gar nicht verbraucht wird, sondern nach Ablauf des Haltbarkeitsdatums regelmäßig im Müll landet. Diese Verschwendung sollte nicht nur im Sinne einer nachhaltigen Lieferkette vermieden werden, sondern auch, um kein Geld aus dem Fenster zu werfen.

3. Cloud-Lösungen statt proprietärer IT-Infrastrukturen

Das Gesundheitswesen hat cloudbasierte Lösungen aufgrund der sensiblen Daten, die im Gesundheitswesen verarbeitet werden, bisher nur langsam angenommen. Mittlerweile wächst unter den IT-Verantwortlichen aber die Akzeptanz für Cloud-Technologien – aus gutem Grund: Für viele Krankenhäuser mit veralteten, manchmal sogar proprietären IT-Infrastrukturen und begrenzten IT-Budgets bietet die Cloud geringere Wartungskosten und vor allem eine bessere Skalierbarkeit.

Eine zentrale Komponente nehmen cloudbasierte Warenwirtschaftssysteme ein, die eine Echtzeit-Integration mit anderen cloudbasierten Systemen ermöglichen. Durch die Vernetzung der Systemlandschaften und die übergreifende Nutzung der Daten erreichen Krankenhäuser klinisch integrierte Lieferketten. Netter Nebeneffekt: Weil die Integration zwischen mehreren cloudbasierten Systemen in der Regel standardbasiert ist, setzen Krankenhäuser die Integration schneller um und sparen dadurch wieder Zeit und Geld.

4. Anschluss an Einkaufsgemeinschaften statt individueller Verträge

Um dem steigenden Kostendruck abzufedern, ist es für Kliniken ratsam, sich einer der großen Einkaufsgemeinschaften anzuschließen. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Herstellern von medizinischen Produkten und den Krankenhäusern. Dabei verhandeln die Einkaufsgemeinschaften die Konditionsmodelle für ihre Kooperationspartner, indem sie Rahmenverträge mit den Lieferanten schließen, die sowohl vertragliche Rahmenbedingungen als auch das Konditionsgefüge regeln.

Anstatt einzelne Verträge mit mehreren Herstellern und Lieferanten zu schließen, sichern sich Klinken mit dem Anschluss an eine Einkaufsgemeinschaft einen Zugriff auf ein breit aufgestelltes Netzwerk an Kooperationspartnern. Dabei herrscht keine Sortimentspolitik, vielmehr können die Kliniken aus einem größeren Spektrum aus Anbietern die für sie besten Produkte wählen. Die Vielfalt stellt sicher, dass die Anfragen auch bei etwaigen Lieferengpässen des Stammlieferanten bedient werden können, und vielleicht lebenswichtige Operationen auch wirklich dann stattfinden, wenn sie geplant sind.

Einkauf im Krankenhaus – Prozessoptimierung mit dem richtigen Partner angehen

Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich die wenigsten Kliniken mit strategischen Themen wie der Neuausrichtung ihres Einkaufs auseinandersetzen, ganz einfach, weil es an zwei wichtigen Dingen fehlt: Zeit und Geld. Eine E-Procurement-Lösung ist zwar schnell gekauft, sie muss aber nahtlos an die bestehende Infrastruktur angepasst werden.

Um die damit einhergehenden Herausforderungen zu meistern, kommen Krankenhäuser nicht an einem Partner vorbei, der sie – basierend auf der existierenden IT-Infrastruktur – bestmöglich berät und eine cloudbasierte Procurement-Strategie in ihrer Organisation umsetzt. Dazu gehört die Anbindung an das ERP-System genauso wie die Integration von Rahmenverträgen, die Kliniken über den Anschluss an eine Einkaufsgemeinschaft eingegangen sind, um dem steigenden Kostendruck zu trotzen.

Sie wollen wissen, wie wir von GHX Ihnen bei der Neuausrichtung Ihrer Procurement-Strategie helfen können? Nehmen Sie gerne direkt Kontakt zu mir auf, um mehr über GHX Procure, unsere cloudbasierte und für den Anwender intuitive Lösung für den Einkauf im Krankenhaus, zu erfahren.

Dr. Christoph Luz

Geschäftsführer