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Montag, 11. Juli 2022

Suchen, finden und vergleichen leicht gemacht: Wie ein effizientes Data Sourcing im Krankenhaus aussehen sollte

Supply-Chain-Prozesse beginnen nicht erst mit der Beschaffung, sondern schon mit der Artikelsuche – nur ist das Data Sourcing im Gesundheitswesen bisher alles andere als intuitiv. Das wirft Fragen auf: Wie sollte also eine Lösung aufgesetzt sein, damit Einkäufer und klinische Fachkräfte benötigte Artikel einfach finden? Welche Informationen müssen bereitgestellt werden, um die Artikel schnell zu vergleichen? Und inwieweit profitiert die Gesundheitsorganisation von den richtigen Features für die Artikelsuche?

 

 Inhaltsübersicht

  1. Datenqualität und Funktionalität gehen beim Data Sourcing Hand in Hand
  2. Data Sourcing im Krankenhaus à la Amazon: 6 Features für eine optimale Artikelsuche
  3. Freitext-Suche
  4. Filterfunktionen
  5. Darstellung von Produktdetails
  6. Darstellung von Produktattributen
  7. Merklisten
  8. Zugriffsverwaltung
  9. Eine optimierte Artikelsuche für eine verbesserte Patientenversorgung

 

Datenqualität und Funktionalität gehen beim Data Sourcing Hand in Hand

Wer vor zwei Wochen meinen Beitrag über die Herausforderungen bei der Artikelsuche im Gesundheitswesen gelesen hat, kennt meine Sicht der Dinge: Meiner Meinung nach brauchen Gesundheitsorganisationen einen Zugang zu einer Single Source of Truth für hochwertige Artikeldaten. Anstatt mehrere Quellen zu durchsuchen, sollten Kliniken, Pflegeheime oder Service-Dienstleister auf einen zentralen, digitalen Datenpool setzen, um Artikel oder medizinische Produkte schnell und einfach zu finden.

Allerdings nützt auch ein zentraler Datenpool mit einer außerordentlich hohen Datenqualität nichts, wenn die praktische Nutzung zu kompliziert ist. Datenqualität schlägt Funktionalität – das gilt vielleicht in anderen Branchen, nicht aber im Gesundheitswesen. Die Zeit von Einkäufern und vor allem klinischen Fachkräften ist ohnehin schon knapp bemessen; da sollten die Akteure nicht noch unnötig viel Zeit mit der Artikelsuche verplempern, weil die User Experience zu komplex ist oder die wichtigsten Produktinformationen nicht angezeigt werden.

 

Data Sourcing im Krankenhaus à la Amazon: 6 Features für eine optimale Artikelsuche

Führen wir uns vor Augen, wie wir privat nach Artikeln suchen, wird schnell klar, was ich meine: Bei Amazon & Co. machen intelligente Suchfunktionen, nützliche Filter und die übersichtliche Darstellung wichtiger Kennzahlen inklusive Preisinformationen die Suche schnell und einfach. Wir sind es gewohnt, dass wir mit ein paar Klicks eine Vielzahl an Artikeln angezeigt bekommen, die wir direkt miteinander vergleichen können.

Was zuhause ganz einfach funktioniert, kann natürlich auch im klinischen Alltag klappen – sofern Gesundheitsorganisationen auf die richtige Lösung setzen. Wie oben bereits skizziert, sollte diese Lösung einerseits das Durchsuchen mehrerer Quellen überflüssig machen, indem im Optimalfall alle Lieferantenkataloge abgebildet werden, andererseits sollte die User Experience einfach und intuitiv gestaltet sein.

Sie fragen sich, wie das in der Praxis aussehen kann? Die folgenden Features und Funktionen machen das Data Sourcing im Gesundheitswesen so effizient wie die Suche nach Artikeln bei Shopping-Plattformen wie Amazon:

 

1. Freitext-Suche

Die Anwender sollten über ein Freitextfeld die Möglichkeit haben, die Suche zu starten. Dabei können sie nach Artikelnummern oder Lieferantennamen, aber auch nach Stichworten suchen, um Artikel angezeigt zu bekommen. Im besten Fall liefert die Lösung basierend auf dem ersten Schlagwort weitere Suchbegriffe, die den Einkäufern oder Stationsmitarbeitern bei der Suche helfen.

 

2. Filterfunktionen

Wenn die Suche wie oben beschrieben abläuft, kommen die Anwender zwar zum Ziel, allerdings müssen sie dafür (zu) viel Zeit aufwenden. Die einfache Lösung für dieses Problem ist die Nutzung von Filtern. Wie wir es vom Online-Shopping bei Amazon & Co. kennen, sollte auch das Klinikpersonal die Suche nach den wichtigsten Kriterien eingrenzen können. Dazu gehört zum Beispiel das Filtern nach Lieferant, nach Hersteller oder nach den im Gesundheitswesen üblichen Artikelinformationen wie etwa Warengruppe oder Klassifizierungen.

 

3. Darstellung von Produktdetails

Die gerade angesprochenen Artikelinformationen sollten nicht nur bei den Filtern berücksichtigt werden, sondern auch übersichtlich dargestellt werden. Unterrubriken für Preise, Klassifikationen aber auch für logistische Informationen wie Mengeneinheiten oder Barcode-Informationen (GTINs) helfen den Anwendern, die wichtigsten Produktdetails schnell zu finden und diese Informationen mit den Produktdetails anderer Artikel zu vergleichen.

 

4. Darstellung von Produktattributen

Ebenfalls nützlich ist eine gesonderte Betrachtung der Produktattribute, die Herstellerinformationen enthalten. Neben der Artikelnummer ist vor allem die Standardlieferzeit eine zentrale Information, die den Ausschlag geben kann, ob sich ein Einkäufer und die klinische Fachkraft für oder gegen den Kauf eines Artikels entscheidet.

 

5. Merklisten

In Krankenhäusern und anderen Gesundheitsorganisationen ist es üblich, dass bestimmte Artikel regelmäßig bestellt werden. Dementsprechend ist es sinnvoll, dass diese Artikel nicht jedes Mal aufs Neue gesucht werden müssen. Um Zeit und Nerven zu sparen, sollten die Anwender die Möglichkeit haben, oft gebrauchte Artikel in Merklisten zu speichern, die sie mit Kollegen oder Abteilungen teilen können.

 

6. Zugriffsverwaltung

Die Verteilung von Zugriffsrechten für die Anwender kann die Artikelsuche ebenfalls erleichtern. Einerseits behalten die Verantwortlichen die Kontrolle, wer befähigt ist, welche Artikel zu suchen und ggf. in eine Lösung für den Einkauf zu übertragen, anderseits spart die Zugriffsverwaltung den Anwendern wertvolle Zeit. Der Grund: Wenn der Einkauf das Sortiment für die Bedürfnisse des klinischen Fachpersonals vorab kuratiert, bekommen entsprechende Bedarfsträger auch nur die für sie relevanten Artikel angezeigt und können diese schneller finden.

 

Eine optimierte Artikelsuche für eine verbesserte Patientenversorgung

Sie merken, die User Experience ist ein entscheidender Faktor für eine einfache und intuitive Suche von Artikeln, vor allem im Gesundheitswesen. Mit den außergewöhnlich hohen Anforderungen an die Datentiefe ist es nicht nur wichtig, dass über entsprechende Features nach den oben genannten Artikelinformationen gefiltert werden kann, die Produktdetails und Produktattribute müssen auch schnell einsehbar und vergleichbar sein.

Es steht außer Frage, dass eine benutzerfreundliche Oberfläche, die an moderne Shopping-Plattformen wie Amazon angelehnt ist, eine intuitive Navigation und praktische Suchfunktionen das Data Sourcing von Artikelinformationen einfacher macht – und davon profitieren nicht nur die Anwender. Die Stationsmitarbeiter, die wegen manueller Prozesse zuvor stundenlang mit der Artikelsuche beschäftigt waren, werden spürbar entlastet und können sich endlich wieder auf ihre Kernaufgabe konzentrieren: der Versorgung der Patienten.

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Adrian Bedö

Product Manager Content Solutions

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