Supply-Chain-Automatisierung: Wie digitale Lieferketten das Personal im Gesundheitswesen entlasten

• James Minards, Country Sales Manager UK & Irland

Wie können Gesundheitsdienstleister die Zeit, die das Personal mit nicht-klinischen Aufgaben verbringt, durch einfache Verbesserungen ihrer Prozesse für die Beschaffung und die Bestandsverwaltung reduzieren? James Minards geht in seinem aktuellen Artikel über die Digitalisierung der Lieferkette auf diese Frage ein und verrät, wie Gesundheitsdienstleister von automatisierten Prozessen profitieren.

Die Automatisierung und Digitalisierung der Versorgungskette und der Beschaffungsprozesse im Gesundheitswesen kann zu Kosteneinsparungen, Effizienzgewinnen und, wie ich vor einigen Wochen schrieb, sogar zu einer verbesserten Patientenversorgung führen. Für medizinisches Personal wie Ärzte, Krankenschwestern und Pfleger kann die Automatisierung zeitaufwändiger Beschaffungsaufgaben auch mehr Zeit für die Arbeit mit den Patienten bringen. Durch einfache Verbesserungen der Bestandsverwaltung wie etwa der Digitalisierung der Bestandskontrollen oder der Erstellung automatischer Nachbestellungen reduzieren Gesundheitsdienstleister die Zeit, die ihre Mitarbeiter mit nicht-klinischen Aufgaben verbringen. Aber wo und wie genau kann die Zeit eingespart werden, und wie groß ist der Nutzen einer digitalisierten Lieferkette für die klinischen Mitarbeiter?

Fangen wir mit papierbasierten Prozessen und der manuellen Dateneingabe an, die im Alltag der Gesundheitseinrichtungen oft viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Klinikpersonal muss die Patientenversorgung unterbrechen, um Formulare auszufüllen, wenn Materialien verwendet werden, während die Überprüfung des Lagerbestands bis zu einem ganzen Tag dauern kann, da das Personal die Bestände manuell zählt, um festzustellen, wo sie möglicherweise knapp werden. Diese Prozesse sind notwendig, um dem Klinikpersonal und dem Management einen guten Einblick in die Lagerbestände und deren Wert zu geben, kosten aber Zeit, die für bessere Patientenergebnisse entscheidend sein kann.

Ein weiterer Punkt sind traditionelle Beschaffungsprozesse, die für das Klinikpersonal ebenfalls sehr viel Zeit kosten können. Da Ärzte und Krankenschwestern am besten wissen, welche Bestände sie wann benötigen, sind sie oft diejenigen, die sich um die Beschaffung auf der Station kümmern. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, insbesondere für diejenigen, deren Aufgaben nicht auf Beschaffungsprozesse ausgerichtet sind. Ein zusätzliches Problem: Die manuelle Beschaffung führt oft zu Überbeständen und damit Verschwendung, da die Mitarbeiter mehr bestellen, als sie benötigen, anstatt einfachen Zugang zu historischen Verbrauchsdaten zu haben, die einen "Just-in-time"-Ansatz unterstützen. Diese traditionellen Abläufe kann nicht nur negative finanzielle Folgen haben, sie setzen auch die Mitarbeiter unter zusätzlichen Druck, rechtzeitig und präzise Bestellungen aufzugeben.

NHS Scotland setzt auf zweistufigen Digitalisierungsansatz

Es liegt also auf der Hand, dass das Personal im Gesundheitswesen seine kostbare Zeit nicht vordergründig für manuelle Bestandsverwaltung und Beschaffungsvorgänge aufwenden sollte – und doch ist es leider immer noch häufig der Fall. Die Lösung dieses Problems ist eine Automatisierung der Prozesse, so dass sich Ärzte, Krankenschwestern und Pfleger auf ihre Aufgaben im Umgang mit den Patienten konzentrieren können.

Die Digitalisierung der Bestandsverwaltung sollte so einfach sein wie die Ausstattung der Mitarbeiter mit Barcode-Scannern, die bei jedem Gebrauch von Materialien eingesetzt werden können. Mithilfe dieser Scanner lässt sich eine zentrale Bestandsliste in Echtzeit aktualisieren, so dass Nachbestellungen und Anforderungsprozesse automatisch angestoßen werden, wenn die Bestände unter einen bestimmten Schwellenwert fallen.

GHX hat für NHS Scotland einen ähnlichen zweistufigen Digitalisierungsansatz umgesetzt: Zunächst wurde die Überwachung der Lagerbestände digitalisiert, indem das Klinikpersonal mit tragbaren Barcode-Scannern ausgestattet wurde, bevor automatische Programme zur Auffüllung der Bestände erstellt wurden, sobald diese unter einen bestimmten Wert fielen.

Digitalisierung der Bestandsverwaltung zur besseren Rückverfolgbarkeit von Chargen

Neben der Zeitersparnis für das Klinikpersonal bietet die Digitalisierung der Bestandsverwaltung auch zusätzliche Vorteile für die Gesundheitsorganisationen, da Einzelheiten zu jedem medizinischen Verfahren aufgezeichnet werden können, von Informationen über den Arzt bis hin zu den verwendeten Materialien. Diese Informationen können nahtlos an eine zentrale digitale Datenbank übertragen werden, die automatisch Berichte erstellen kann, um genaue Patientenakten und die Patientensicherheit zu unterstützen, indem die Rückverfolgbarkeit von Chargen verbessert und Rückrufe beschleunigt werden.

Das vergangene Jahr hat uns gelehrt, welch fantastische Arbeit unsere Mitarbeiter im Gesundheitswesen leisten. Die Digitalisierung der Lieferkettenprozesse bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich; einer der wichtigsten ist meiner Meinung nach, dass das Personal entlastet und es Ärzten, Krankenschwestern und Pflegern ermöglicht wird, sich auf ihre klinischen Aufgaben zu konzentrieren.

James Minards

Country Sales Manager UK & Irland