Bedarfsanforderung im Gesundheitswesen: Macht’s so einfach wie Amazon, liebe Krankenhäuser!

• Hani Jomaa, Senior Technical Product Manager

Digitale Lösungen sind im deutschen Gesundheitswesen auf dem Vormarsch, allerdings gibt es bei der Einführung oft einen Bremsklotz: die Anwender. Nicht selten macht sich bei IT-Projekten im Kreis der Stationsmitarbeiter Widerstand breit. Anstatt von digitalen Lösungen abzurücken oder viel Aufwand in Schulungen zu stecken, sollten Krankenhäuser vor allem bei der Bedarfsanforderung lieber auf eine intuitive Software setzen – und es damit einfach wie Amazon & Co. machen.

Der Status Quo: Ineffiziente Prozesse bestimmen Bestellprozess im Gesundheitswesen

Ich arbeite mittlerweile ein paar Jahre im Gesundheitswesen, dabei habe ich als Produkt Manager vor allem eines gelernt: Die beste und effizienteste Lösung für ein Krankenhaus bringt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht verstehen und deshalb nicht nutzen. Die Einarbeitung in neue Systeme dauert vielen zu lange, sodass sie auf altbewährte Methoden zurückgreifen.

Bestes Beispiel ist das Bestellwesen. Hier gehen Stationsmitarbeiter noch oft den Weg über Hitlisten, die sie an den Einkauf faxen oder mit der Hauspost schicken, um medizinische Verbrauchsgüter oder auch Büromaterialien für ihre Station zu bestellen. Es ist kaum überraschend, dass sich dabei oft Fehler einschleichen und die Prozesse alles andere als effizient sind.

Zuhause sieht die Bestellung ziemlich sicher anders aus. Waren aussuchen, in den Warenkorb legen, Bestellung abschicken – fertig. Das ist das Erfolgsrezept von Amazon, Zalando & Co. im E-Commerce. Das Online-Shopping im privaten Alltag beruht auf einer einfachen und intuitiven User Experience, die wirklich jeder versteht.

Den Verantwortlichen in den Kliniken dürfte eine Frage eigentlich sofort auf der Zunge liegen: Warum kopieren wir das Amazon-Modell nicht einfach für unser Bestellwesen im Krankenhaus?

Bedarfsanforderung leicht gemacht: Digitale Lösungen mit intuitiver Benutzeroberfläche

Die Frage ist berechtigt, denn die intuitive Anwendung von digitalen Lösungen geht ein generelles Problem der Branche an: die Überbelastung von Stationsmitarbeitern. Wenn das Pflegepersonal schon administrative Aufgaben wie das Bestellmanagement übernehmen muss, sollte der Prozess schnell und einfach sein. Die zeitliche Entlastung im administrativen Bereich heißt im Umkehrschluss, dass den Patienten mehr Zeit gewidmet werden kann.

Krankenhäuser sind deshalb gut beraten, ihr Bestellmanagement nicht nur zu digitalisieren, sondern Lösungen einzusetzen, die bei den Anwendern auf große Akzeptanz stoßen. Und natürlich ist die Akzeptanz beim Pflegepersonal umso größer, je vertrauter die Belegschaft mit der Software ist. Bedeutet: Die intuitiven Benutzeroberflächen aus den klassischen Online-Shops mit Such- und Filterfunktion, Warenkorb und Anzeigen der relevanten Produktinformationen sollten auch Einzug in den beruflichen Alltag erhalten – manchmal muss Privates und Berufliches nämlich nicht zwingend voneinander getrennt werden.

Der Vorteil: Transparenz bei Sendungsverfolgung und Produktinformationen

Das gilt übrigens auch für die Sendungsverfolgung. Wenn wir beim privaten Shopping immer online einsehen können, wann die Bestellung wo ist, darf das auch im Berufsalltag erwartet werden. Während die Stationsmitarbeiter heutzutage oft zum Telefonhörer greifen, um beim Kollegen aus dem Einkauf oder dem Lieferanten nachzufragen, ob Materialien für einen einstehenden Eingriff noch rechtzeitig ankommen, erhalten sie diese Information bei einer digitalen Lösung für die Bedarfsanforderung mit ein paar Klicks. Das kostet weniger Nerven und – im Krankenhausalltag noch viel wichtiger – weniger Zeit.

Die Transparenz sollte über den Status der Bestellung hinausgehen, auch die Produktinformationen inklusive der Preise verdienen es, dargestellt zu werden. Laut den Erfahrungen unserer Kunden hat die Information, wie teuer einzelne Materialien oder gesamte Bestellungen sind, nämlich einen positiven Effekt auf den Verbrauch. Wurden medizinische Verbrauchsartikel zuvor vielleicht auch mal in Übermaß eingesetzt, kommt das bei der Anwendung von transparenten Lösungen für die Bedarfsanforderung selten bis gar nicht mehr vor. Bestellungen werden viel bewusster getätigt und die Anzahl an Artikeln, die das Verfallsdatum überschreiten und entsorgt werden müssen, hat sich verringert.

GHX Procure – die digitale Lösung für das Anforderungsmanagement im Krankenhaus

Mit GHX Procure haben wir eine Lösung geschaffen, die die Bedarfsanforderung im Krankenhaus so einfach macht wie das Shopping bei den globalen Online-Riesen. Die intuitive Suchfunktion erlaubt den Pflegekräften, die Artikel aus genehmigten Katalogen zu suchen und zum Warenkorb hinzuzufügen – ganz genau so, wie sie es von Amazon, Zalando & Co. gewohnt sind. Mit einem Klick geht die Anfrage an den Einkäufer, der genauso schnell seine Freigabe geben kann; dank mobiler App sogar jederzeit und überall per Handy.

Die Belegschaft in den Krankenhäusern spart dadurch nicht nur Zeit, die Verantwortlichen erhalten auch einen Überblick über ihre Ausgaben, die sie besser verwalten können. Damit profitieren am Ende alle Beteiligten: Kliniken senken ihre Ausgaben, ihre Einkäufer freuen sich über effizientere Prozesse in der Beschaffung und die Stationsmitarbeiter gewinnen Zeit, die sie wiederum den Patienten widmen können.

Hani Jomaa

Senior Technical Product Manager